แชร์วิธีการวางแผน 1 วันใน 10 นาที

ปัญหานึงของคนที่ใช้ Todo List เจอกันเยอะมากคือ ใน 1 วัน เราเสียเวลากับการนั่งเขียน Todo List เยอะมาก จนบางทีใช้เวลาและพลังงานเยอะกว่านั่งทำงานซะอีก วันน้ีเราจะมาเล่าวิธีการที่ทำให้ล่นเวลาเหลือเพียง 10 นาทีเท่านั้น

1 วัน ไม่ได้เริ่มที่ตอนเช้า

ก่อนที่เราจะเริ่มไปนั่งทำ Todo List เราจะต้องมาคิดกันก่อนว่า เราควรจะเริ่มเขียน Todo List ในตอนไหนของวันดี ถ้าเอาตาม Common Sense หลาย ๆ คนน่าจะคิดว่า น่าจะเขียนกันตอนเช้าก่อนเริ่มวันของเรานี่ละ เราเคยเป็นคนที่เชื่อ และทดลองทำแบบนั้น

ปรากฏ ประสบปัญหาว่า ตื่นเช้ามา แล้วรู้สึกว่าเราไม่อยากมานั่งเขียน Todo List เลย รู้สึกว่ามันเป็นเรื่องที่ยากไม่อยากลุกมาแล้ว อยากนอนต่อมากกว่า จนเราไปเรียน Course การเสริมสร้าง Microhabbit เขายกตัวอย่าง การที่เราจะสร้าง Habbit ของการออกไปวิ่งตอนเช้า มันไม่ใช่แค่ว่า เราคิดไว้ว่า เราจะออกไปวิ่งตอนเช้า เพราะสุดท้าย เราตื่นมา เรารู้ว่า ก่อนออกไปออกไปวิ่งมันจะต้องทำอะไรหลายอย่างมาก ๆ เช่น เปลี่ยนเสื้อผ้า เราจะไม่อยากออกไป แต่ถ้าเกิด เราเตรียมมันเอาไว้ล่วงหน้า หยิบชุดที่ใช้วิ่งออกมา หยิบถุงเท้ารองเท้าที่จะใช้ออกมาเตรียมไว้ก่อนเลย พอเราตื่นมา เรารู้ว่า เราแค่หยิบ ๆ ใส่ ๆ ของพวกนี้ที่กอง ๆ เตรียมไว้แล้ว เราจะออกไปได้เลย ไม่ต้องมีอะไรมาคั่นกลางเราระหว่างการนอน กับการวิ่งมากนัก

เราว่า เรื่องของการทำ Todo List มันก็เหมือนกัน เราเอา Todo List มาเป็นเครื่องมือ เพื่อให้เราทำงานได้อย่างมีประสิทธิภาพมากขึ้น ในเมื่อไม่อยากทำตอนเช้า ก็มานั่งทำก่อนนอนซะเลยสิ ผลที่ได้คือ พอเราตื่นมา เราไม่ต้องมาใช้สมองในการเลือกว่า เราต้องทำอะไรบ้าง เลย เราแค่ Follow ตามที่เราทำเอาไว้แค่นั้น บอกเลยว่า มันเป็นอะไรที่สมองชอบมาก ๆ นะ คือ สมองเราชอบขี้เกียจมาก ๆ ในเวลาที่อีกทางเลือกมันง่ายกว่า การทำ Todo List ตอนกลางคืน ที่มันอยู่ในช่วงที่ขี้เกียจน้อยกว่า มันคือ การย้ายงานที่ต้องทำ เพื่อให้สอดคล้องกับพลังงานของเราตอนนั้นด้วย

Step 1: เช็คปฏิทิน

ในการจะวาง Todo List ได้ เราจะต้องมีข้อมูลหลายอย่างมาก ๆ แต่มันจะมีงานประเภทนึงที่ เราย้ายมันไปไหนไม่ได้เลย นั่นคือ ตารางนัดหมาย งานพวกนี้มันจะเป็นงานที่ถูกฟิคเวลา มักเป็นงานที่เราต้องทำงานร่วมกับคนอื่น มีเวลาเริ่ม และจบชัดเจน เช่น การประชุม หรือนัดคุยงานกับลูกค้า มันเป็นนัดที่ฟิค วันเวลาสถานที่ให้เรามาแล้ว มันจะเป็นอะไรที่เราจะใส่เข้ามาเป็นอย่างแรก ซึ่งปฏิทินอันนี้ เราจะใช้เป็นตัวไหนก็ได้หมดเลย ไม่ได้ติด เช่น เราก็ใช้ Calendar ของ Apple เอง มันก็จะ Sync ถึงกันหมด

Step 2: ดึงงานจาก Backlog

จากนั้น เราจะเริ่มดึงงานจากงานที่เราสามารถทำได้ในตัวคนเดียว ไม่ได้ระบุวันที่และเวลาที่ต้องทำอย่างชัดเจน เราจะมีกองงานประเภทนี้อยู่ เราเรียกมันว่า Backlog ส่วนใหญ่ งานพวกนี้ มันจะไม่ได้มีอะไรมาก เป็นงานที่เรานั่งบนโต๊ะทำงานได้สบาย ๆ แต่มันจะมี Deadline

เราจะแบ่งกลุ่มงานพวกนี้ออกเป็น 4 กลุ่ม ตาม Eisenhower Matrix ชื่อมันอาจจะยาก ดูมีหลักการแต่ จริง ๆ แล้วมันเข้าใจง่ายมาก เขาจะแบ่งงานด้วย 2 เกณฑ์ด้วยกันคือ ความสำคัญ และ ความเร่งด่วนของงาน ด้วย 2 Combination นี้ งานเลยจะถูกแบ่งออกมาเป็น 4 ประเภทด้วยกัน คือ งานที่สำคัญและด่วน, งานที่สำคัญแต่ไม่ด่วน, งานที่ไม่สำคัญและด่วน และ งานที่ไม่สำคัญและไม่ด่วน

งานกลุ่มแรกที่เราจะหยิบขึ้นมาก่อนคือ งานที่สำคัญและด่วน เช่น เป็นงานที่เราไม่ควรมีเท่าไหร่ แต่ถ้ามันมี มันก็เป็นงานที่เราจำเป็นต้องทำก่อน งานกลุ่มต่อไปจะหยิบขึ้นมาคือ งานที่สำคัญแต่ไม่ด่วน งานพวกนี้บอกเลยว่า เป็นอะไรที่เรา Prefer มาก ๆ แนะนำให้หยิบมันขึ้นมาทำ แค่ว่าอาจจะต้องลดความสำคัญไปไม่ให้มันเท่ากับอันแรกก็พอ เพราะ ถ้าเราไม่ทำในวันที่มันไม่ด่วน อนาคตมันจะเป็นงานที่สำคัญและด่วนซึ่งเราไม่อยากได้

และงานอีก 2 กลุ่มอย่างงาน ไม่สำคัญและไม่ด่วน กับ ด่วนแต่ไม่สำคัญ ตามหลัก เขาจะแนะนำให้เรา กำจัดมันออกไป ไม่ก็ส่งให้คนอื่นทำ แต่ก็นะ ถ้าเราทำงานคนเดียว เราจะโยนให้ออกไปพ้นตัวก็แอบยาก แนะนำให้ หยิบมันขึ้นมาทำ แต่เราจะชอบหยิบมันไปใส่ไว้ท้าย ๆ มันซะเลย ถึงจะเป็นงานที่ด่วนแต่ไม่สำคัญก็เถอะ ก็มันด่วนจริง แต่ไม่ทำก็ไม่ตาย ก็ไม่ต้องทำก็ได้ไง

Step 3: เรียงลำดับงาน

ในขั้นตอนนี้ เราจะเอางานที่เราหยิบมาทั้งหมดนี้ มาจัดเรียงกัน เราเคยไปฟัง Podcast ออกมาเล่าว่า ใน 1 วัน พลังงานของคนเราจะมี Momentum เหวี่ยง ๆ ของมันอยู่ ตื่นเช้ามา มันเป็นช่วงที่เรากำลังมีพลังอย่างเต็มที่ แต่พอบ่าย กินข้าวเสร็จ หนังท้องตึงหนังตาหย่อนพลังงานหายวูบ ตกเย็นมา บางคนก็จะยิ่งหนักไปอีก หรือบางคนดีด ก็มีนะ การที่เรารู้จักตัวเองแบบนี้ มันทำให้เราสามารถยัดงานที่เหมาะกับช่วงเวลานั้นได้ดีขึ้น ดังนั้น เราอยากจะให้แต่ละคนสังเกตว่า Energy Momentum ของเรามันเป็นอย่างไร

เราเอง เช้าจะมีพลังเยอะมาก บ่ายจะเริ่มง่วง ๆ กลางคืน เราจะดีดได้ไม่เยอะมาก แล้ววูบเลย เวลาเรียง จะเอางานที่คิดเยอะ ๆ เช่นการคิดไอเดียต่าง ๆ หรือการตัดสินใจใหญ่ ๆ ไว้ตอนเช้าไปเลย แล้วตอนบ่าย เราจะทำงานที่ถอดสมองได้ เช่น การเขียน Code รัน Test ต่าง ๆ แล้วตอนเย็น เราอาจจะเป็นงานที่เหลือ ไม่ต้องหนักมาก อย่างงาน Research เตรียม Material ก็หมดวันเรียบร้อย

อีกทริกนึงคือ เราพยายามจะเอางานที่เป็นประเภทเดียวกันทำด้วยกัน เพราะคนเก่งในการทำของซ้ำ ๆ ทำให้เหนื่อยน้อยลงได้ เช่น เราจะเอางานเขียน ไว้หลาย ๆ บทความพร้อม ๆ กันเลย เช่น เช้าของบางวัน เราอาจจะต้องเขียนบทความ 3 บทความ เฉยเลยละ

หลาย ๆ คนจะเอาเทคนิค Time Blocking มาใช้ มันเป็นเทคนิคที่ เราจะเอางานทั้งหมด มานั่งกำหนดเวลาเป๊ะ ๆ เลยว่า เราจะใช้เวลาเท่าไหร่ กี่ชั่วโมง เราคิดว่า มันเป็นเทคนิคที่ดีอยู่นะ มันทำให้เวลาเรานั่งทำตาม เราไม่ต้องคิดว่า เราจะทำอะไรเมื่อไหร่ ให้สมองเราไปโฟกัสกับสิ่งที่จำเป็นต้องทำได้เลย แต่เราจะไม่ชอบอะไรแบบนี้เท่าไหร่ เพราะมันไม่ทนต่อการเปลี่ยนแปลง เช่น อยู่ ๆ หัวหน้าเดินมาให้ทำสิ่งนี้ให้หน่อย นั่นแปลว่าเวลาที่เราฟิคไว้มันก็ต้องเปลี่ยนหมดเลย

เราจะใช้วิธีการ Hybrid เราจะเริ่มจากเอางานที่ได้จากขั้นตอนที่ 1 มา Block ลงไป มันจะทำให้เราเห็นว่า เราเหลือ Slot ไหนช่วงไหนบ้าง จากนั้น แทนที่เราจะเอางานจากขั้นตอนที่ 2 มายัดใส่ เราจะกำหนดแค่ว่า เราจะเอางานทั้งหมดนี่มาทำใน Gap ที่เวลาว่างเหลืออยู่ ไม่ได้ฟิคว่า ชิ้นไหนต้องทำเมื่อไหร่ แค่ว่าเราจะต้องทำตามลำดับที่กำหนดไว้เท่านั้น

Step 4: Retrospective

ทั้ง 3 ขั้นตอนที่เราทำมา การที่เราจะเลือกงานออกมา และการเรียงงานต่าง ๆ มันจะต้องมีข้อมูลหลาย ๆ อย่างมาประกอบ เช่น ช่วงบ่ายเราวางแผนจะทำกี่งานดี เราคงไม่หยิบ 100 งานมาใส่แน่นอน มันเยอะไป เราทำไม่ไหวหรอกนะ ถามว่า แล้วเราทำได้เท่าไหร่ละ มันก็ต้องเกิดจากการประเมิน หรือ งานนี้เราควรทำตอนเช้า หรือตอนบ่ายดีนะ ช่วงบ่ายชอบมีงานแทรกแฮะ เราหยิบกลับไปทำตอนเช้า แล้วทำให้ตอนบ่ายหลวม ๆ ไว้ก่อนดีกว่ามั้ย

มันนำมาสู่ขั้นตอนที่ 4 คือ การทำ Retrospective หรือ การกลับมาไล่เช็ค ประเมินอีกครั้งว่า Todo ที่เราวางแผนไปวันนี้ เราทำเสร็จหรือไม่เสร็จ มันเกิดจากอะไรกัน เราประเมินเวลาให้น้อยเกินไปเหรอ หรือ เยอะเกินไปจนเราว่างไป หรือมีงานแทรกเข้ามาเยอะ เพื่อให้เราประเมินการทำงานของเราได้แม่นยำมากขึ้นในวันต่อไป

สรุป

จาก 4 ขั้นตอนที่เราเล่ามา แรก ๆ อาจจะต้องใช้เวลาเยอะมาก ๆ หลักหลายสิบนาทีได้เลย แต่พอเราทำกันไปเยอะ ๆ เราจะทำมันได้เร็วขึ้นเยอะ โดยเฉพาะ ถ้าเราจัดระเบียบข้อมูลของเราให้ดี อยู่ในรูปแบบที่พร้อมสำหรับการนำมาใช้วางแผนได้เลย ก็จะยิ่งง่ายมาก ๆ ทุกวันนี้ กลายเป็นว่าเราจะใช้เวลาเพียง 10 นาทีใน 1 วันสำหรับการนั่งวางแผนสิ่งที่ต้องทำในแต่ละวันเท่านั้นเอง

ดังนั้น หากใครคิดว่า การทำ Todo List เป็นเรื่องยาก เสียเวลาเยอะมาก ๆ ในแต่ละวัน เราอยากให้ลองนำวิธีการ 4 ขั้นตอนที่เราเล่าไปปรับใช้ได้ น่าจะทำให้เราจัดการงานในแต่ละวันได้ดีกว่าเดิมเยอะเลยละ