จดบันทึกอย่างไรให้มีประสิทธิภาพในการทำงานที่สุด

หลาย ๆ คนที่อยู่ใกล้ตัวจะเห็นว่า วัน ๆ นึงเราทำงานและเรียนเยอะมาก มีข้อมูลที่ต้องย่อยเยอะในทุก ๆ วัน ทริกนึงที่ทำให้เรา Productive ได้ขนาดนี้ ส่วนนึง เกิดจากวิธีการจดบันทึกขอเรานี่ละ วันนี้เราจะมาแชร์กันว่า เราจดบันทึกอย่างไร ถึงทำให้เราทำงานได้เร็วมากขนาดนั้น

ทำไมการจดบันทึกที่ดี ถึงทำให้เรา Productive มากขึ้นได้

หลาย ๆ คนที่กำลังอ่านหัวเรื่องบทความนี้อยู่ จะต้องสงสัยแน่ ๆ ว่า ทำไม การจดบันทึก ถึงเกี่ยวกับความ Productive ในแต่ละวันของเราได้

เราลองคิด ๆ ดูกันนะว่า ในแต่ละวันที่เราทำงาน หรือใช้ชีวิต เราจะต้องยุ่งกับข้อมูลเยอะมาก ๆ ตั้งแต่เรื่องง่าย ๆ อย่าง วันพรุ่งนี้เราจะต้องส่งงานอะไรบ้าง จนไปถึงว่า เมื่อวานเรากินอะไรไป เวลาที่เราใช้ในการนั่งนึกเรื่องพวกนี้บอกเลยว่า มันเยอะกว่าที่เราคิดมาก ๆ

เราขอยกตัวอย่างงานที่เราทำทุก ๆ วันอย่างการเขียน Todo List ก็ได้ ในการจะเขียนออกมาให้ได้ว่า เราจะต้องทำอะไรบ้างใน 1 วัน มันต้องอาศัยข้อมูลเยอะมาก ๆ ตั้งแต่ วันนี้เราจะต้องไปไหนบ้าง อยู่ตรงไหน งานที่เราต้องส่งมีอะไรบ้าง Goal ที่เราอยากจะไปถึงมันคืออะไร เยอะแยะมากมายเต็มไปหมด

หากเราไม่มีการจดบันทึกอย่างเป็นระบบ กว่าเราจะวิ่งเข้าไปหาข้อมูลพวกนั้นมาเพื่อประกอบการทำ Todo List ของเราได้ย่อมใช้เวลามากกว่าที่เราติดเยอะมาก เมื่อก่อน ช่วงที่เราทำ Todo List ใหม่ ๆ เราประสบปัญหานี้เลยแหละ กว่าเราจะวิ่งไล่หาข้อมูลทั้งหมดมาและพ่นออกมาเป็น Todo List ในแต่ละวัน เราเสียเวลาราว ๆ 15-20 นาทีต่อวัน เพียงเพื่อการเขียน Todo List เท่านั้นเอง แต่หลังจากที่เรามีการจัดระเบียบด้วยการบันทึกที่เหมาะสม เราล่นเวลาทั้งหมดเหลือเพียงไม่เกิน 10 นาทีต่อวันก่อนนอนเท่านั้นเอง

หรืออีกตัวอย่างคือ Content ที่เราเขียน หลาย ๆ ตัวมันไม่ได้เกิดจาก เวทย์มนต์ที่เราเสกขึ้นมา มันต้องมีการ Research หา Fact บางครั้งจะต้องนั่งอ่าน Paper หลายฉบับมาก ๆ กว่าจะเอามาเขียนได้ หากเราไม่มีการจดบันทึกเลย ตอนมานั่งเขียน เราคงนึกออกว่า เราอ่านเรื่องนี้ผ่าน ๆ มานะ แต่เรื่องไหนวะ หรือจำได้แต่จำรายละเอียดไม่ได้หมดหรอก วัน ๆ นึงเราอ่านเยอะมาก สุดท้ายก็ต้องไปนั่งคุ้ยใน History หรือกอง Paper ที่เราอ่านไป สมมุติว่า เจอ Paper นึงยาวหลายหน้ามาก ๆ กว่าจะอ่านจบ และสรุปออกมาใช้เป็น Material ในการทำงานอีกรอบ ย่อมเสียเวลาเยอะมาก ๆ จากเดิม Content นึงจะใช้เวลาเขียน 1-2 ชั่วโมง กลายเป็น 1-2 วันซะงั้น

จากตัวอย่างทั้ง 2 อันที่เรายกขึ้นมา เป็นเรื่องที่เราทำทุกวัน และเห็นแล้วใช่มั้ยว่า แค่เราจดบันทึกให้ดี เหมาะกับการนำมาใช้งาน มันช่วยล่นเวลาการทำงานได้มหาศาล มีเวลาไปทำอย่างอื่นได้อีกเยอะมาก ๆ กลายเป็นคนดู Productive ได้ง่าย ๆ หรือกระทั่งเวลาเราไปทำงาน เวลามีคนถามรายละเอียดของงาน เราจะเป็นคนแรกที่ตอบมันได้เลยด้วยซ้ำ ทำให้เราดูเป็นคนเก่งที่ใส่ใจรายละเอียดของงานไปได้ง่าย ๆ เฉยเลย

Key Point ของการจด Note ให้ Productive

หลักการที่เรานำมาใช้ในการจด Note ให้ Productive สูงสุด เราเอามาจากหลักการที่เราเรียนจากวิชา Database เพราะมันเป็นวิชาที่ว่าด้วยการเก็บและจัดการข้อมูลอย่างไรให้มีประสิทธิภาพสูงสุด ซึ่งมันเหมือนกับสิ่งที่เราจะทำเป๊ะ ๆ เลย เรามีประเด็นสำคัญ 2 ตัวที่อยากจะให้เน้นมาก ๆ เวลาเราคิดถึงวิธีการจด

อย่างแรกคือ Ease of Access หรือเข้าถึงได้ง่าย เหมือนที่เรายกตัวอย่างตอนเราเขียน Todo List ว่า เรามีข้อมูลที่ต้องใช้เยอะมาก การที่เราจัดระเบียบข้อมูลให้เหมาะกับกับวิธีการใช้งานของเรา ย่อมทำให้เราสามารถลดเวลาในการค้นหาข้อมูลที่ต้องการได้ นำไปสู่การทำงานที่รวดเร็วและมีประสิทธิภาพมากขึ้นนั่นเอง การจะทำแบบนี้ได้ เราจะต้องเข้าใจข้อมูล และข้อมูลที่เราต้องการเวลาเราค้นหามันนั่นเอง

สุดท้ายคือ Reusable หรือ นำมาใช้ซ้ำได้ สำหรับเรา เรื่องนี้ถือว่าสำคัญที่สุดเมื่อเทียบกับส่วนที่เหลือเลย พูดง่าย ๆ คือ สิ่งที่เราผ่านหัวไปทั้งหมดในชีวิต เราไม่มีทางจำมันได้หมดแน่นอน แค่ว่า เมื่อวานกินอะไรบ้าง จะมีสักกี่คนที่จำได้ แต่เรื่องราวทั้งหมด ข้อมูล ทั้งหมดล้วนเป็นพื้นฐานความรู้ หรือ เรื่องราวที่เราสามารถนำมาใช้เป็นส่วนประกอบสำหรับการทำงานในอนาคตได้ เช่น เรากำลังเขียนบทความ เรื่องการนอนหลับ เราก็อาจจะไป Research Paper ที่เกี่ยวข้องมาอ่าน แต่สุดท้าย เราจำรายละเอียดทั้งหมดไม่ได้หรอก เราจำได้อย่างมากแค่ เขาทำอะไร ได้ผลอะไรคร่าว ๆ เท่านั้นแหละ แต่ถ้าระบบการจดบันทึกของเรา ทำให้เราสามารถอ้างอิงไปถึง Paper อันนั้นได้ และค่อย ๆ พาเราเข้าไปหาข้อมูลต่าง ๆ ภายใน Paper นั้นได้ละ มันจะดีมากขนาดไหน

มันไม่มีสูตรลับตายตัว

หากเราพยายามไปนั่งหาวิธีการที่จะนำมาใช้ เราจะเจอวิธีการต่าง ๆ มากมายอยู่เต็มไปหมด แต่เชื่อมั้ยว่าเราไม่แนะนำวิธีพวกนั้นเลย เพราะเราจะบอกว่า มันไม่มีสูตรลับการจด Note ที่ดีสำหรับเราแบบตายตัว หรือกระทั่งสำหรับเราเองในแต่ละช่วงเวลา มันก็ไม่เหมือนกันอีก ใช่ครับ สูตรลับคือว่างเปล่า สูตรก๋วยเตี๋ยวของเตี่ยคืออะไร๊

ก่อนอื่น เราจะต้องเรียนรู้ประเด็นที่สำคัญมาก ๆ คือ เราจด Note นี้เพื่อใคร แหงแหละ เราจดให้กับตัวเอง และคนแต่ละคนมีวิธีการเรียนรู้ และจดจำข้อมูลที่แตกต่างกัน บางคนจำภาพเก่ง บางคนจำตัวหนังสือเก่ง บางคนจำเป็นแผนผังเก่งมาก ๆ นี่แหละ คือสาเหตุที่ทำให้ วิธีการที่คนออกมาพูด ๆ กันมันอาจจะไม่รอดสำหรับเรา

แต่เราก็ไม่ได้บอกว่า วิธีการที่เขาคิดกันออกมามันไม่ดีนะ มันมีเบื้องหลังเยอะมาก แต่แค่มันอาจจะไม่เหมาะกับเราเท่านั้นเอง ปัญหาคือ การคิดวิธีการใหม่ที่มัน Works สำหรับเรา 100% มันยาก วิธีการที่ง่ายที่สุดคือ เราเอาแต่ละวิธีการที่เขาแนะนำนี่แหละ มาลองปรับเพื่อให้เข้ากับการทำงานของเรามากที่สุด เช่น เราไปนั่งอ่านมา เจอพวก Cornell Method และ Mindmapping Method ตอนนั้นเราก็ทำตามวิธีนี้เป๊ะ ๆ ผลที่ดีมันก็โอเคแต่มันก็ไม่ได้เหมาะกับเราเป๊ะ ๆ สิ่งที่เราทำคือ เราก็เอาวิธีการพวกนี้มานั่งปรับไปเรื่อย ๆ เริ่มจากหาปัญหาก่อนว่า เราใช้งานไปแล้ว จุดไหนของวิธีการนี้มันมีปัญหาไม่เหมาะสมกับเรา เราก็แค่ปรับแก้ปัญหามันไปเรื่อย ๆ แค่ว่าพยายามให้วิธีการที่เราแก้ปัญหาไปมันตรงกับ Key Point หรือเป้าหมายที่เราต้องการเท่านั้นเอง

Paper Note vs Digital Note แบบไหนดีกว่ากัน ?

เป็นอีกคำถามที่คนถามเราเยอะมาก ส่วนตัวเรา ตอบไม่ได้หรอกว่า วิธีไหนดีกว่ากัน และเราเองก็ใช้ทั้ง 2 วิธีไปพร้อม ๆ กันเลย เพราะเราเห็นว่าทั้งสองวิธีมันมีข้อดีข้อเสียที่แตกต่างกัน

การจด Note ใส่กระดาษ ข้อดีคือ ตอนที่เราจด เรา Focus สิ่งที่เราเขียนได้ดีมาก ๆ กระดาษมันรับ Message ไม่ได้ และยิ่งถ้าเราใช้ปากกา มันลบไม่ได้ นั่นทำให้การใช้กระดาษมันเหมาะกับงานที่เราต้องการใช้พลังในการคิดหนัก ๆ มาก ๆ เขียน ๆ วาด ๆ ไปไม่ต้องสนใจว่ามันจะหน้าตาเป็นยังไง ถ้าคิดว่าไม่ใช่ก็แค่ขีดฆ่าทิ้งเท่านั้นเอง ซึ่งพอเราย้อนกลับมาอ่าน เราจะเข้าใจ Process การคิดของเราแล้วว่า กว่าจะได้ไอเดีย หรือ Solution อันนี้มา มันเกิดจากอะไรบ้าง เราคิดถึงอะไรไปบ้าง เพราะจริง ๆ แล้ว ผลผลิตของมันอาจจะไม่ใช่ปลายทางคือไอเดียเสมอไป สิ่งที่เราวิ่งผ่านไอเดียที่เราขีดฆ่ามันทิ้งไปตอนนั้นอาจจะเป็นสิ่งที่นำมาใช้ในอนาคตได้

แต่ข้อเสียคือ มันเก็บรักษา และ ค้นหาได้ยากกว่าการใช้ Digital มาก ๆ กระดาษมันก็คือกระดาษละ มันสามารถยุยเปื่อยหรือหายไปตามกาลเวลาได้ และการเข้าถึงเองก็ยังยาก เราคงไม่ยกกองกระดาษทั้งหมดที่เราจดในชีวิตไปทุกที่กับเรา หรือถ้าเราจะสแกนเก็บ ก็จะต้องมีระบบการจัดระเบียบมันที่ดีมาก ๆ เพื่อให้เราหาได้ง่าย หรือกลับกัน เรามีลาง ๆ ว่าเราเคยคิดเรื่องนี้ การจะค้นหามันไม่ได้ง่ายสักเท่าไหร่ ต้องรื้อออกมา แล้วไล่อ่านทีละอัน เสียเวลาสุด ๆ

กลับกัน Digital Note ข้อดีของมันคือส่วนที่กระดาษทำไม่ได้คือ การเก็บรักษา และ การเข้าถึงนั้นง่ายกว่ามาก ๆ เราสามารถขน Note หลายล้านหน้าใส่ Tablet และเข้าถึงมันจากที่ไหนก็ได้บนโลกผ่าน Cloud ที่มีการเก็บข้อมูลที่ดีกว่าเราเก็บกระดาษเองในบ้านอย่างแน่นอน และ App สำหรับจด Note ใหม่ ๆ มี OCR ที่มันเข้าใจสิ่งที่เราเขียนลงไป ทำให้เราสามารถกดค้นหน้าจาก App ได้เลย คุ้น ๆ เรื่องนี้ ก็ลองใส่ Keyword ไปมันจะต้องเจออะไรที่เราคุ้น ๆ แล้วไล่หาต่อ ก็จะหาได้ง่ายกว่ากระดาษมาก ๆ แล้วละ

แต่ข้อเสียมันก็มีเหมือนกัน คือ มันทำให้เรา Focus ในการจดได้ยากมาก ๆ เพราะยังไง Tablet หรือ Computer มันก็เป็นอุปกรณ์ที่ทำได้หลายอย่าง Notification เด้งกันทั้งวัน เอาว่าใจมันไปสนตรงนั้นส่วนนึงแล้ว ทำให้เรามีสมาธิน้อยลงแน่ ๆ นอกจากนั้นการใช้ Digital Note พวกนี้ ส่วนใหญ่ เราจะจดบทสรุปของมันเข้าไปเลย ไม่ได้จดสิ่งที่เราคิดขีดฆ่าทิ้งระหว่างทาง มันก็จะทำให้เราเสียข้อมูลพวกนี้ไปเยอะมาก

นั่นทำให้ เราจะใช้ Digital Note กับข้อมูลที่เราต้องการสรุป ย่อยให้เรียบร้อยจบในตัวของมันไปเลย ซึ่งข้อมูลนั้นอาจจะมาจากกระดาษที่เราก็จะสแกนเข้าไปอีกที พูดง่าย ๆ เราใช้ Digital Note ที่ยืดหยุ่นกว่า เป็น Shortcut ที่ทำให้เราเข้าถึงข้อมูลใน Paper Note ได้ง่ายขึ้น หรือก็คือ เอาข้อดีของทั้งสองวิธีการมารวมกันนั่นเอง

สรุป

เราจะบอกว่า ตั้งแต่เราเริ่มคิดและพยายามปรับเรื่องนี้มาจริงจัง มา 2-4 ปีกว่า ๆ แล้วเชื่อมั้ยว่า จนตอนนี้เราก็ยังปรับมันอยู่เรื่อย ๆ และทุกครั้งที่ปรับ มันจะทำให้เราทำงานได้เร็วขึ้นมากเรื่อย ๆ ดังนั้น ไม่ต้องกังวลเลยว่าเราจะหาวิธีการที่ดีที่สุดไม่ได้ สุดท้าย เราก็จะต้องปรับมันไปเรื่อย ๆ เพื่อให้เข้ากับการทำงานที่เปลี่ยนแปลงไปเรื่อย ๆ เช่นกัน Happy Notetaking เด้อ