Productive Series: จัดการกับ Digital File ยังไงให้สุดปังปุริเย่

ตอนก่อนใน Productive Series ที่เรามาเล่าเรื่องของการใช้กระดาษ อ้าว คนอ่านเยอะจนบอกว่าให้เราเขียนมาอีก อะได้ วันนี้เราสลับมาดูฝั่ง Digital File หรือก็คือไฟล์ที่อยู่ในเครื่องคอมพิวเตอร์กันบ้าง ว่าเราจัดมันยังไงให้ดูเรียบร้อย และ ค้นหาได้ง่าย

Project Structure

เพื่อให้การจัดการไฟล์ทำได้ง่ายขึ้น เราจะเริ่มจากการจัดการ Folder กันก่อน หรือก็คือ การจัด Project Structure ว่าเราจัด Folder ยังไงให้หาไฟล์ได้ง่าย

หลักการของเราง่าย ๆ คือ การค่อย ๆ ซอยย่อยจากการใช้งานของเรา เริ่มจากลองสังเกตุการทำงานของเราดูว่า เวลาเราจะหาไฟล์ต่าง ๆ เราจะให้ Description มันยังไง แล้วเราก็จัดไฟล์ตามนั้น มันจะทำให้เราสามารถหาไฟล์นั้น ๆ ได้ง่ายขึ้น และ เก็บได้อย่างเป็นระเบียบมาก

+-- Proposal
|	+-- IRE_Proposal_1.docx
|	+-- IRE_Proposal_2.docx
+-- Meeting
|	+-- IRE_Meeting_20Jan2019.docx
|	+-- IRE_Meeting_22Jan2019.docx

ตัวอย่างของเราคือ เราจะเริ่มจากการแบ่งตามที่ทำงานก่อน เช่น เราจะแยกว่า นี่คือของมหาลัยที่เรียน หรือนี่คืองานนอกอะไรก็ว่ากันไป เพราะเราสังเกตุตัวเองว่า เวลาเราทำงานกับไฟล์งานจริง ๆ เราจะทำตาม To-Do List ที่เราทำไว้  (ไว้จะมาเล่า ในตอนต่อ ๆ ไป) ในนั้นมันจะแบ่งตามงานด้วยว่ามันคือ งานใน Project ไหน ทำให้ จุดเริ่มต้นในการค้นหาไฟล์ของเราจะเป็นงานไหน แล้วตามด้วยชื่อ Project ไป

ในแต่ละ Project อันนี้จะเริ่มยากละ เพราะแต่ละงาน ก็จะมีความแตกต่างในการใช้งานที่ไม่เหมือนกันเลย แต่ก็กลับไปที่หลักการที่เราบอกคือ ให้เราดูตามพฤติกรรมการใช้งานของเราว่าเราคิดถึงไฟล์นั้นยังไง แล้วค่อย ๆ แยกไป เพื่อให้เจาะจงมากขึ้นคือ เราเน้นการ Optimise จำนวน Folder ที่ต้องเข้าให้น้อยที่สุด และ จำนวนไฟล์ใน Folder นั้น ๆ ให้น้อยที่สุด

สาเหตุที่ต้องทำแบบนั้นคือ เราจะลดเวลาในการค้นหาไฟล์ต่าง ๆ ลงไป เช่น ถ้าไฟล์ของเราอยู่ลึกมาก ๆ ใน Folder การเข้าถึงแต่ละที มันก็มีเวลาในการโหลดอยู่ รอบนึงอาจจะไม่ได้เยอะมาก แต่รวม ๆ กันมันก็เสียเวลาไม่น้อยเลย โดยเฉพาะคนที่ใช้พวก Network Drive จะรู้กันดีเลยว่า เข้าที มันต้องมีอึกนึงที่มันต้องโหลด List ของไฟล์จาก Server ซึ่งบอกเลยว่า ขัดใจมาก

กับจำนวนไฟล์ใน Folder ที่บอกให้น้อยที่สุดก็มีเหตุผลเหมือนกันคือ ถ้าเข้าไปคือ File เพียบเลย นอกจาก List จะโหลดนานขึ้นแล้ว เวลาเราจะไล่หาไฟล์มันไม่ตลกเลย ถ้ามันมีเยอะมาก ๆ ตัวอย่างเหตุการณที่น่าจะเจอได้ง่ายจาก Folder ที่มีไฟล์เยอะมาก ๆ เช่น บันทึกการประชุม ที่อาจจะมีประชุมบ่อยมาก ทำให้มีบันทึกการประชุมเยอะมาก ๆ และทั้งหมด อาจจะเก็บไว้ใน Folder ชื่อ Minute of Meeting แค่อันเดียวเลย สมมุติว่า เราอยากได้ บันทึกการประชุมของวันที่ A เราก็ต้องมานั่งไล่หาว่า วันที่ A อยู่ไหน ก็จะเสียเวลามาก ซึ่งอันนี้สามารถแก้ได้ด้วยการตั้งชื่อไฟล์ให้เป็นระบบ ที่เราจะเล่าต่อไป

การแก้ไขปัญหาง่าย ๆ ของเราคือ การทำ Folder ย่อยจากปีลงไปถึงเดือน เช่น 2020 แล้วด้านในมี Jan, Feb ไปเรื่อย ๆ จนถึง Dec หรือเท่าที่เรามีแค่นั้นเลย ทำให้เวลาเราเปิดหา มันง่ายกว่าเดิมมาก

ในที่เก็บไฟล์ของเราจะเริ่มจากการแบ่งงานต่าง ๆ ออกเป็นตามที่ ๆ เราทำงาน เช่น เราก็แยกไปเลยว่า นี่คือ ของที่เรียน นี่คืองานนอก อะไรก็ว่าไป เพื่อที่เวลา เราจะมาหา เราจะกลับมาหาถูก

Naming File

นอกจากการจัดไฟล์ให้อยู่ในที่ ๆ มันควรอยู่แล้ว การตั้งชื่อไฟล์ก็เป็นอีกเรื่องที่คำคัญไม่แพ้กัน การตั้งชื่อไฟล์อย่างเป็นระบบ ทำให้เราสามารถค้นหาไฟล์ที่เราต้องการได้ง่ายขึ้น ทั้งจากการมองหา และผ่านระบบการค้นหาเองก็ตาม

สำหรับเราเอง เราจะเริ่มตั้งชื่อไฟล์จาก ชื่อ Project ก่อน แล้วตามด้วยหมวดหมู่ และ อาจจะมีเลข Version (เดี๋ยวจะมาพูดถึง) โดยที่ทั้งหมดเราจะมีการคั่นเว้นวรรคด้วย Underscore โดยที่จะหลีกเลี่ยงการใช้ Space เพราะระบบบางตัวไม่รองรับการตั้งชื่อไฟล์ด้วย Space

IRE_Proposal_1.docx

ตัวอย่างเช่นชื่อไฟล์ด้านบน เราจะเริ่มจาก การบอกว่า มันเป็น Project อะไร เราก็จะใช้ตัวย่อในการบอกชื่อไฟล์ ด้วย 2 เหตุผลคือ เพื่อให้สั้น เวลาพิมพ์หา เราจะได้ไม่ต้องพิมพ์ยาว เสียเวลา จำยาก และอีกเหตุผลคือ การปกปิดว่ามันคืองานอะไรสำหรับคนที่ไม่ได้เกี่ยวข้อง อาจจะมาเห็นไฟล์โดยบังเอิญจะได้ไม่รู้ว่ามันคืองานอะไร

จากนั้น เราจะคั่นด้วย Underscore ตามด้วย Proposal เพื่อบอกว่า มันเป็น Proposal ของงานนี้ ตามด้วย Underscore เพื่อคั่น และ สุดท้ายคือ เลข Version ในที่นี้จะเป็นเลข 1 (เดี๋ยวจะมาเล่าเรื่องการ Versioning) การทำแบบนี้ ทำให้ เวลาเรา Sort File ตามชื่อไฟล์ มันก็จะเรียง Version กัน ทำให้ถ้าเราย้อนกลับไปที่ Version ที่ต้องการได้ง่ายขึ้นนั่นเอง

นอกจากนั้น ไฟล์บางไฟล์มันจะมีได้ Version เดียวเท่านั้น เช่นบันทึกการประชุม แต่สิ่งที่มันต่างคือ เราประชุมหลายรอบ ในหลาย ๆ วันแทน เราก็จะเปลี่ยนจากเลข Version เป็นวันที่แทน โดยอันนี้แล้วแต่แล้วว่า เราจะเรียงวันที่ยังไง

IRE_Meeting_20Jan19.pdf

การตั้งชื่อไฟล์เหมือนเดิมเลย แต่เราเปลี่ยนจากเลข Version กลายเป็นวันที่ประชุมแทน ก็คือ 20 มกราคม 2019 โดยเราเลือกเขียนเป็น 20Jan19 แทนเดือนเป็น อักษร 3 ตัว เพราะ มันจะเข้ามาช่วยคั่น วันที่ และ ปี ออกจากกัน โดยที่เราไม่ต้องใช้ Seperator เพิ่มเลยทำให้ชื่อสั้นไม่ยาวมาเป็นต้น

พอเราตั้งชื่อด้วย Scheme แบบนี้ นอกจากทำให้เราหาไฟล์ใน Folder ได้ง่ายขึ้น ลดจำนวน Folder ที่ต้องใช้ ก็ยังทำให้เราสามารถค้นหาผ่านระบบการค้นหาได้เร็วขึ้นด้วยเหมือนกัน เช่น เราอยากค้นหาไฟล์ที่เกี่ยวข้องกับ Project IRE เราก็หาไปเลยว่า IRE_ แค่น้ัน เราก็จะได้ไฟล์ทั้งหมดที่อยู่ใน Project IRE เรียบร้อยแล้ว ง่ายขึ้นเยอะมาก

เราเอง เราก็ใช้วิธีนี้แหละ ในการเข้าถึงไฟล์แบบเร็ว ๆ เช่น บางที Proposal มันอาจจะอยู่ลึก เราก็หาไปเลยว่า IRE_Proposal_ มันก็ขึ้นไฟล์ที่ชื่อนี้ขึ้นมา เราก็เลือก Go to enclousing folder เราก็จะได้ Proposal ทุก Version รวมกันอยู่ในนั้นหมดละ เร็วขึ้นมาก

Versioning

บางครั้ง บางงาน เราจะมีการทำออกมาแล้วเราต้องมีการแก้ ๆ ไปเรื่อย ๆ บางคนก็เอาง่ายเลยคือ ก็ใช้ชื่อไฟล์เดิมนี่แหละ คือ ได้จุดที่ต้องแก้มา แล้วก็แก้ ๆ ไป แล้วกดเซฟเลย มันก็จะได้ชื่อไฟล์เดิม แล้วส่งกลับไป ทำแบบนี้ไปเรื่อย ๆ สุดท้าย มันอาจจะ งง ได้ว่า เอ๊ะ นี่แก้รอบไหนนะ งง ไปหมด

ความงง งวย มันก็จะทวีคูณเข้าไปอีก เมื่อเอกสารชุดนี้ถูกแก้โดยคนมากกว่า 2 คน ต่างคนต่างส่งไฟล์ที่แก้แล้วกลับมา คนแก้หลัก ก็คือ งง เลยจ๊ะ ถ้าเป็นใน Git น่าจะเป็นอาการที่เจอ Conflit ในไฟล์ แล้วเราต้อง Resolve ซึ่งหลาย ๆ คนรู้ดีว่า มันโคตรเสียเวลาเลย

หรือเคสที่ง่ายที่สุดคือ เราอยากได้เนื้อความของ Version ก่อน ๆ หน้านี้ แต่ถ้าเราไม่ได้เก็บไว้ การจะกลับไปเอามันก็ไม่ใช่เรื่องง่าย หรือเป็นไปไม่ได้เลย

อ่านมาถึงตรงนี้ บางคนอาจจะถามว่า แล้วทำไม เราไม่ใช้พวก Google Doc หรือพวก Time Machine ใน macOS ละ พวกนี้มันก็ย้อนกลับได้เยอะมาก ๆ คำตอบที่เราจะให้คือ บางที เราก็ไม่ได้ใช้แค่โปรแกรมพวกนี้ไง บางโปรแกรมที่เราใช้ทำงาน มันไม่มีพวกระบบ Rollback ไฟล์มาให้เรา เพื่อให้ตั้ง Protocol มาแล้วใช้ได้หมด เราก็มาทำเองซะเลย อย่างที่เรายกตัวอย่างไปตอนแรกคือ เราจะเขียน _[เลข Version] ลงท้ายชื่อไฟล์ไป เพื่อบอกว่า มันคือ Version ที่เท่าไหร่ ก็จะเป็นการแก้ปัญหาที่เราบอกว่า เราอยากได้เนื้อความจาก Version ก่อน ๆ เราก็ย้อนกลับไปเอาได้เลย ไม่ว่าเราจะใช้โปรแกรมอะไรเขียน หรือทำงาน

แต่ปัญหาของการแก้มากกว่า 2 คน ถ้าเราใช้เลข Version เพียว ๆ เลย ถ้าหลาย ๆ คนแก้มา เราก็จะงงได้ เช่น เราเริ่มส่ง Version 2 ไป มีนาย A และ B เอาไปแก้พร้อม ๆ กัน อาจจะคนละส่วนกัน นาย A ก็ส่งไฟล์กลับมา เป็น Version 3 เพราะ นาย A แก้จาก Version 2 ในขณะเดียวกัน นาย B ก็ส่งเอกสาร Version 3 มาเช่นกัน เพราะนาย B แก้จาก Version 2 เอาละทีนี้ เราก็จะได้เอกสาร Version 3 กลับมา 2 ชิ้น จากเคสนี้ ทำให้เราเห็นว่า การใช้เพียงแค่เลข Version ไม่ตอบโจทย์การทำงานมากกว่า 2 คนได้เลย

IRE_Proposal_1_koi.docx

เราเสนอวิธีใหม่คือ เราจะตั้งคนนึงเป็นเจ้าของไฟล์ หรือก็คือ Main Editor ของไฟล์นั้น ๆ คน ๆ นี้ จะเป็นคนเดียวที่สามารถแก้เลข Version ได้ ส่วนคนอื่น เมื่อเอาไปแก้ เราจะให้ใส่ _[ชื่อคนแก้] ต่อท้ายไป เพื่อให้รู้ว่า ใครเป็นคนแก้ จากนั้น ก็ถ้าใครที่ไม่ใช่เจ้าของไฟล์มาแก้ ก็ให้เติม Underscore และชื่อของเราไปเรื่อย ๆ เท่านั้นเอง

สุดท้าย ก็ให้ Main Editor ตรวจสอบ และ Release ออกมาเป็น Version ใหม่ นอกจากที่มันจะแก้เรื่องความ งง ในการทำงานมากกว่า 2 คนได้แล้ว มันยังเป็นการการันตีอีกว่า ไฟล์ทั้งหมดที่คนแก้ส่งกลับมาได้ถูก Merge เข้ากับไฟล์ Version ถัดไปเรียบร้อยแล้ว

สำรองข้อมูลเสมอ

ไม่ว่าเราจะทำตามวิธีที่เราบอกมาดีแค่ไหน แต่ถ้าวันนึงข้อมูลเกิดหายขึ้นมา งานงอกแน่นอน ดังนั้น สิ่งที่เราควรทำอย่างสม่ำเสมอคือ เราควรที่จะสำรองข้อมูลของเราเสมอ เผื่อข้อมูลหายขึ้นมา เราจะได้มีไฟล์ที่สำรองไว้ อย่างมาก มันก็หายไปแค่ส่วนที่เราไม่ได้สำรองเท่านั้นเอง

ในการเก็บไฟล์ ส่วนใหญ่จะแบ่งออกเป็น 2 ตัวเลือกใหญ่ ๆ คือ การใช้ Cloud และ การใช้ Personal Storage

สำหรับเรา เราแนะนำให้ใช้ Cloud กับไฟล์เอกสารที่ไม่ได้ใหญ่มาก สาเหตุที่เราเลือก Cloud นั้น เพราะการจัดการพวกการ Backup ไฟล์ หรือ การเกิดอุบัติเหตุ ที่ทำให้ข้อมูลหายจาก Cloud คือ แทบเป็นไปไม่ได้เลย นอกจากนั้น มันยังทำให้เราสามารถเข้าถึงไฟล์นั้น ๆ จากที่ไหนก็ได้บนโลก เหมือนที่เราเห็นก้อนเมฆลอยอยู่บนท้องฟ้าตลอด

แต่ถ้าข้อมูลของเราใหญ่มาก ๆ เช่นไฟล์วีดีโอ สำหรับคนที่ทำพวก Production เราแนะนำให้ไปใช้พวก NAS หรือ ไม่ก็ External HDD ถ้าไฟล์ยังไม่เยอะมาก ไปใช้ External จะประหยัดกว่าการใช้ Cloud ในระยะยาวมากกว่า แต่ความยากที่เพิ่มขึ้นคือ เมื่อเราเก็บเองแล้ว มันมีโอกาสที่ HDD นั้น อาจจะมีปัญหาในอนาคตได้ เพื่อความปลอดภัยที่มากขึ้น เราแนะนำให้สำรองลงไปใน HDD มากกว่า 1 ตัว เผื่อตัวนึงเสีย เราก็ยังมีอีกตัวเพื่อให้กู้คืนกลับมาได้นั่นเอง

สรุป

การจัดการไฟล์ที่ดี ทำให้เราค้นหาไฟล์ได้ง่ายขึ้น ทำงานได้เร็วขึ้น โอกาสที่ไฟล์จะหายระหว่างทางก็น้อยลงด้วยเช่นกัน มีแต่วินกับวิน ดังนั้น หันมาจัดไฟล์ในงานของเรากันเถอะ เพื่อสุขภาพจิตที่ดีในการทำงาน มีเวลามากขึ้น จะได้เอาไปทำอย่างอื่นด้วย ฮ่า ๆ