จดด้วยมือลงกระดาษกับดิจิทัล มันมาบรรจบกันได้อย่างไร

หากเราพูดถึงวิธีการการจดบันทึก การใช้กระดาษ และการใช้ดิจิทัลทั้งหลายก็ยังเป็นเรื่องที่หลายคนถกเถียงกันอยู่ว่า วิธีการใดดีกว่าอีกวิธี วันนี้เราอยากจะมาแชร์กันว่า เราพยายามเชื่อมโลกทั้งสองใบด้วยการเอาข้อดีของทั้งสองวิธีการมาทำงานร่วมกันได้อย่างไร

ข้อดีของโลกทั้งสองใบ

ทั้งโลกของการจดบันทึกด้วย ปากกากระดาษ และ ดิจิทัล นั้นต่างมีข้อดีข้อเสียที่แตกต่างกัน ก่อนอื่น เราอยากพาไปดูข้อดีของทั้งสองวิธีกันก่อนว่ามันมีอะไรบ้าง

ข้อดีของการใช้ปากกาและกระดาษ อย่างแรก เราสามารถอยู่ดี ๆ คิดอะไรออก ก็ขีด ๆ เขียน ๆ ลงไปในกระดาษได้เลย ไม่ต้องเข้า App ไม่ต้องมี Format หรือกฏอะไรทั้งสิ้น กับ เรารู้สึกว่า มันไม่ถูกรบกวนโดยเรื่องอื่น ๆ ที่มักจะอยู่บน Tablet เช่นพวก Notification จาก App ต่าง ๆ หรือกระทั่งหากเราเปิด Do not disturb mode เราก็ยังรู้สึกสมาธิสั้นกับมันมาก ๆ และเรื่องที่สำคัญมาก ๆ คือ ถึงจุดนึง เราอยากดู Big Picture ของงาน ๆ นึง หน้าจอเรามีอยู่จอเดียว แต่กระดาษเราสามารถแยกชิ้น เอาออกมาวางแยกกันแบบไหนก็ได้ตามที่เราต้องการ สรุปง่าย ๆ สำหรับเรา คิดว่า กระดาษปากกา มันได้ข้อดี 3 ประการใหญ่ ๆ คือ Low Friction, Freedom of Thought และ Focus & Flow

กลับกัน ข้อดีของการจดแบบดิจิทัล ก็มีเหมือนกัน อย่างแรก คือเราสามารถสำรองและเก็บข้อมูลได้ง่ายกว่า โอกาสที่ไฟล์หาย กับกระดาษหายสำหรับเรา กระดาษหายง่ายกว่า และที่สำคัญคือ เราสามารถ ค้นหา และเชื่อมโยงองค์ความรู้ของเราได้ โดยสรุปมันก็จะได้ 3 ข้อดีออกมาคือ Permanence, Searchability และ Network Thought

การเลือกวิธีใดวิธีหนึ่งแบบสุดโต่งไปเลย มันเท่ากับว่า เราจะต้องรับข้อดีและข้อเสียของมันได้ทั้งหมด แต่กับเราเอง เรารู้สึกว่า เราไม่สามารถไปทางใดทางหนึ่งแบบสุดทางได้เลย ถึงแม้ว่า เราจะมาจากคนที่ใช้กระดาษและปากกาเพียวมาก่อน แต่พอเรามี iPad มันเห็นข้อดีของดิจิทัลไปแล้ว การให้กลับไปใช้กระดาษปากกาเพียว ๆ เลย เราว่ามันก็สุดโต่งไปหน่อย

ตัวอย่างเช่น ใน 1 Project เรามีบันทึกหลายอย่างมาก ตั้งแต่ Idea Sketch จนไปถึง Minute of Meeting ซึ่งจะมีกระดาษอยู่ในนั้นหลักร้อยแผ่นได้เลย เช่น Thesis ตอนเราเรียนปริญญาโท ตอนนั้นเรารวมทั้งหมด เราเขียนไปเกือบ 100 แผ่น เท่ากับ 200 หน้าได้ พอเราต้องการจะกลับไปค้นหาว่า เรื่องนี้เราคุยกันเมื่อไหร่ แล้วสรุปว่ายังไงนะ เราก็ต้องกลับไปรื้อกระดาษทั้งหมดที่เราจดนั่นออกมา โอเค เราจัดระเบียบให้มันหาง่ายแล้ว แต่มันยังยุ่งยากกว่าการ ค้นหาระบบดิจิทัลอยู่ดี และการจะเชื่อมโยงมันไปเรื่อย ๆ มันก็ทำได้ยากมากกว่า เราทำได้แค่เขียนว่า Next คือหน้าไหนชื่ออะไร จะใช้ก็ไปเลื่อนเปิดหาเอา ซึ่งใช้เวลาเยอะพอสมควรเลย นั่นทำให้ เราเริ่มหันมาใช้วิธี Hybrid มากขึ้น เพื่อเอาข้อดีของแบบดิจิทัลมากลบข้อเสียของระบบการเขียนลงกระดาษ

Workflow การทำงาน

หลัก ๆ เวลาเราทำงาน เรามองทุกอย่างเป็น Information Flow พูดง่าย ๆ คือ วัน ๆ มันมีข้อมูลไหลเข้ามาในสมองเรา หน้าที่ของเราจะต้องเอาข้อมูลพวกนี้มา เชื่อมโยง เรียนรู้ นำไปสู่การตัดสินใจในเรื่องต่าง ๆ ได้ ซึ่งขั้นตอนที่สำคัญมาก ๆ และ การใช้กระดาษและปากกามันเข้ามาช่วยเยอะมาก ๆ คือ Capturing หรือการจับเรื่องราวและความรู้ที่เกิดขึ้นในแต่ละวันนั่นเอง

กระบวนการเริ่มต้นของขั้นตอน Capturing จะเริ่มจากกระดาษก่อน ปกติ ในกระเป๋าของเราจะมีแฟ้มเล็ก ๆ สำหรับใส่กระดาษ A4 เอาไว้อยู่ หรือถ้าไปบางสถานที่ จะพกเป็นสมุดเล่มเล็ก ๆ เอา เวลาคิดอะไรออก หรือต้องการ Brainstorming กับตัวเอง ก็จะเอากระดาษและปากกานั้นขึ้นมานั่งเขียนอะไรไปเรื่อย ไม่ต้องสนใจ Pattern หรือ Format อะไรทั้งสิ้น แพ้เสียงในหัวได้เต็มที่ หัวคิดอะไรเอามันออกมาก่อน เพราะบางที ถ้าเราฝืนเสียงในหัวและเราคิดไปเรื่อย เสียงนั้นมันจะหายไป กลายเป็นอย่างอื่นแทน แล้วมันจะกลับมาเอ๊ะ เมื่อกี้คิดอะไรอยู่วะ

จากนั้น เราจะเอาความมั่วซั่วที่คิดชิ้นนี้ที ชิ้นนั้นที เข้ามาเชื่อมต่อกันเป็นประเด็น ๆ ในกระดาษเลย เราแค่หยิบ A4 ขึ้นมาอีกแผ่น ด้านซ้ายเป็นเละ ๆ ที่นั่งเขียนเมื่อกี้ และ ขวาเป็นกระดาษเปล่าที่เราจะสรุปมัน นี่แหละข้อดีของการใช้กระดาษ ที่ทำให้เหมือนเรามีจอหลายจอได้พร้อม ๆ กัน หรือถ้าเราจะต้องจดบันทึกการประชุม เราจะเขียนเป็น Bullet Point ไล่ ๆ ลงมาเรื่อย ๆ หากมี Meeting Agenda ก็จะใช้มันเป็นหัวเรื่องใหญ่แล้วอะไรที่คุยในประเด็นไหน เราก็ค่อย ๆ ย่อยไล่ลงมาตาม Agenda ก็เรียบร้อยง่าย ๆ เลยละ

เพิ่มรายละเอียดให้อีกนิด เวลาเราเขียนกระดาษใหม่ ที่ท้ายกระดาษ เราจะเขียนเหมือนชื่อไฟล์ไว้ที่ด้านล่าง เพื่อเป็นการบอกว่า เจ้าสิ่งนี้มันคืออะไร และ ที่สำคัญ เราจะเขียนเลขหน้าไว้ที่ท้ายกระดาษด้วยเช่นกัน พร้อมกับ เมื่อเราเขียนชุดนี้เสร็จแล้ว จะต้องกลับไปเขียนว่ามีกี่หน้าในแต่ละหน้าด้วย เพื่อป้องกันเหตุการณ์ที่กระดาษสักแผ่นนึงมันหายไป เราจะรู้ได้ทันทีเลยว่ามันหายไปแล้ว เมื่อเราได้ข้อมูลที่ Capture มาแล้ว เราจะ Input มันเข้าไปในระบบดิจิทัล เพื่อให้เราสามารถนำไป จัดระเบียบ เชื่อมโยง และใช้ซ้ำได้ง่ายขึ้น

Digitisation

การนำเข้าสิ่งที่เราเขียนในกระดาษให้อยู่ในรูปแบบดิจิทัลมันทำได้หลายวิธีมาก ๆ แต่ต้องอย่าลืมว่า เป้าหมายของเราคือ การนำไปใช้ในขั้นตอน การจัดระเบียบ เชื่อมโยง และใช้ซ้ำได้ ไม่ใช่แค่การเก็บสำเนาของกระดาษเราเท่านั้น

ดังนั้น การจะแค่สแกนเอกสารเข้ามาเก็บเป็นไฟล์รูปแบบต่าง ๆ มันไม่เพียงพอกับเรา เพราะถ้าทำแค่นั้น เราไม่สามารถค้นหา หรือเชื่อมโยงข้อมูลได้สะดวกมากเท่าไหร่นัก วิธีการที่เราใช้ทำคือ เราจะพยายาม Input มันเข้ากับระบบการจดบันทึกเดิมของเรา

Zettelkasten Method คืออะไร ทำไมถึงเป็นที่นิยม

คนที่กำลังเริ่มหาข้อมูลเกี่ยวกับการจด Note ด้วยโปรแกรมต่าง ๆ คิดว่า น่าจะเคยเห็นคำว่า Zettelkasten ผ่านตามาไม่มากก็น้อยอย่างแน่นอน แต่ก็น่าจะเจอความซับซ้อนหนักมาก วันนี้เราจะมาเล่าให้อ่านกันว่า วิธีการใช้งานทำยังไงแบบง่าย ๆ กัน

ArnondoraArnon Puitrakul

วิธีการจดบันทึกที่เราใช้งานคือ Zettelkasten ที่เราพยายามซอยเรื่องราว หรือความรู้ต่าง ๆ ออกเป็นชิ้นเล็ก ๆ และเชื่อมโยงมันเข้าไปเรื่อย ๆ แต่เราก็ยังต้องการเก็บสำเนาของกระดาษเอาไว้ด้วย

ทำให้เราจะเริ่มจากการสร้างเอกสารที่เก็บพวก Metadata ของเอกสารนั้นก่อน เช่นพวกชื่อไฟล์ และ Short Description และประเด็นสำคัญ ของเอกสารตัวนั้น ให้อยู่ในกลุ่มพวก Literature Note ก่อน พร้อมกับเอาไฟล์ PDF ที่เราสแกนใส่เข้าไปด้วย จากนั้น เราก็จะสามารถไปต่อในระบบ Zettekasten ได้แล้ว

เช่น เราไปนั่งเรียน Lecture นึงมา เราอาจจะจด Note ด้วยกระดาษอะไรมาเยอะแยะเลย เราก็เริ่มจากสแกนมันแล้วเอามาสร้างเป็น Literature Note โดย Embedded Note ที่เราจดมา เป็น PDF แล้วพยายามเขียน สรุป หรือประเด็นสำคัญออกมาให้อยู่ในรูปแบบของข้อความ มันจะทำให้เราได้ข้อมูลพื้นฐานที่เราจะเอาไปใช้งานต่อในการสร้างพวก Permanent Note ได้ มันจะนำไปสู่ขั้นตอนปกติของ Zettekasten แล้ว

สรุป

และนี่คือวิธีการที่เราใช้ในการทำงาน หลักการจริง ๆ คือ ส่วนที่เป็นกระดาษจะถูกใช้ในขั้นตอนของการ Capture ข้อมูล ไม่ว่าจะจากการทำ Brainstorming, Meeting และอื่น ๆ ที่เป็น Input ทั้งหลาย ซึ่งเป็นการเอาข้อดีของกระดาษมาใช้งาน และ หลังจาก Capture ออกมา เราจะเอามันมา Organise ข้อมูลลงไปในระบบดิจิทัล เพื่อให้เราสามารถค้นหาได้ง่ายขึ้น และเชื่อมโยงกับเรื่องเดิมเพื่อให้เราสามารถเรียนรู้ได้มีประสิทธิภาพมากขึ้น วิธีการพวกนี้ สามารถเอาไปใช้ทั้งในด้านการทำงานและเรียนได้หมดเลย แค่เอาเหตุผลของขั้นตอนเราไปปรับใช้เพื่อแก้ปัญหาที่เป็นอยู่ ก็น่าจะช่วยทำให้ การเรียนและการทำงานของเรามีประสิทธิภาพมากขึ้นแล้ว