เพิ่มพลัง Productivity ด้วยการจัดการ Mail

มีใครเคยประสบปัญหาเมล์เต็มไปหมด จนไม่รู้จะทำยังไงกันมั้ยครับ มันทำให้สุดท้าย วัน ๆ นึง ต้องเสียเวลาหลายชั่วโมงในการจะจัดการเมล์ ไหนจะต้องมานั่งหา และตอบเมล์อะไรเยอะแยะอีก วันนี้เราจะมาเล่าวิธีการเพิ่ม Productivity ด้วยการจัดการ Mail อย่างมีประสิทธิภาพกัน

Tip #1: Unsubscribe Newsletter ที่ไม่อ่านแล้ว

เราว่าคนส่วนใหญ่ ที่มีปัญหา Inbox เต็มไปหมด เมล์ส่วนใหญ่ที่วางกองอยู่เต็ม Inbox ไปหมดน่าจะเป็นพวก Newsletter หรือพวกเมล์ข่าวสาร และบริการต่าง ๆ ที่ทั้งเราตั้งใจไป Subscribe และอาจจะมาจากเวลาเราไปสมัคร Member ต่าง ๆ แล้วเขาจะส่งตามมา

เราว่าอันที่เป็นปัญหาน่าจะเป็นอันที่เราไม่ได้ตั้งใจไป Subscribe มานี่แหละ เราแนะนำให้ Unsubscribe ออกไปเลย โดยส่วนใหญ่แล้ว ถ้าเราเลื่อนลงไปที่ด้านล่างของเมล์สักฉบับของเจ้านั้น ๆ มักจะมีปุ่มสำหรับให้เรากด Unsubscribe ออกไปได้เลย เมื่อเรากดไป บางเจ้าอาจจะถามเพิ่มว่าทำไมเราถึง Unsubscribe อะไรก็ว่ากันไป

และหลังจากที่เรากดออกไปแล้ว อีกอย่างที่แนะนำคือ ไหน ๆ เราก็ไม่ได้ใช้อยู่แล้ว ให้เราลบเมล์ออกไปเลย โดยการให้เราไปดูว่า Newsletter จากเจ้านั้น มันใช้เมล์อะไรเป็นตัวส่งมา เราแค่เอาเมล์นั้นไป Search แล้วเลือกทั้งหมด กด ลบ เป็นอันจบเลย

Tip #2: จัดการ โดยใช้ Filter และ Tag

ปัญหาต่อไปที่เจอคือ Mail มันเรียกตามเวลาที่มันเข้ามา ซึ่งเดี๋ยวอันนี้เรื่องนั้น อันนั้นเรื่องนี้ ยุ่งไปหมด วิธีการง่าย ๆ ที่ทำให้เราสามารถ Sort อีเมล์ตามเรื่องต่าง ๆ ได้ง่ายขึ้น นั่นคือ การใช้ Label หรือ Folder

บาง Mail Client เขาจะใช้ Tag บางตัวอาจจะเป็น Folder หรือบางตัว อาจจะมีทั้งสองกลไกเลยสิ่งที่แตกต่างกันระหว่าง Tag และ Folder คือ Tag สามารถใส่หลาย ๆ ตัวใน 1 ฉบับได้ แต่ Folder จะใส่ได้เพียงแค่ 1 Folder ต่อเมล์ฉบับนึงเท่านั้น ตัวอย่างเช่น Gmail เราสามารถกดสร้าง Label ได้จากข้างซ้ายมือของหน้าจอเลย

นอกจากนั้น เรายังสามารถทำเป็น Folder ซ้อน ๆ ลงไปได้ด้วย เช่น เรามี งานที่นึง แล้วเราอยากจะแยกว่าเป็น Mail จากฝั่ง บัญชี และฝ่ายบุคคล เราก็สามารถแยกได้ด้วยเช่นกัน เวลาเราได้เมล์มา เราก็แค่ลากเมล์ฉบับที่ต้องการใส่เข้าไปใน Label ได้เลย เท่านี้ เมล์ของเราก็จะจัดออกมาเป็นเรื่อง ๆ ทำให้เราโฟกัสมันได้ง่ายมากขึ้น

Tip #3: Smart Filter

แต่ถ้าจะให้เราเอาเมล์แต่ละฉบับ ไป Assign Tag ทีละอัน มันน่าจะหาทำลำบากพอสมควร วันนึงเรารับเมล์ประมาณ 30-40 ฉบับ ตายก่อนไม่ไหวแน่นอน ดังนั้น มันจะต้องมีกลไกบางอย่าง เข้ามาช่วยแก้ปัญหาให้เราได้ เข้าสิ่งนั้นมันก็คือ Smart Filter

Smart Filter มันเป็นเหมือน Automate Rule สิ่งที่เราทำมีเพียงแค่เข้าไปตั้งเงื่อนไขเอาไว้ แล้วบอกว่า ถ้าเมล์ฉบับนั้นมันตรงเงื่อนไขที่เราตั้งไว้ เราจะให้มันทำอะไร โดยกฏที่เราสามารถทำได้มันค่อนข้างเยอะมาก เช่น เราตั้งตามที่มาของเมล์ว่ามาจาก Email Address อะไร หรือ ชื่อเรื่องเป็นแบบไหน ประกอบด้วย Keyword ว่าอะไรบ้าง

เราสามารถใช้งานมันร่วมกับ Tag ได้ โดยการที่เราสร้าง Tag ที่แยกเรื่องนั้น ๆ ออกมา แล้วตรง Action เราก็แค่ให้มัน Assign Tag เข้าไป ดังนั้นเมื่อเมล์ที่เกี่ยวกับเรื่องนั้น ๆ เข้ามา มันก็จะถูก Assign Tag ให้อัตโนมัติเลย กับ Newsletter ก็เหมือนกัน เราสามารถสร้าง Filter ตาม Email Address ที่ถูกส่งมา แล้วเอาไปกอง ๆ อยู่ใน Tag เดียวกัน ก็จะทำให้เราจัดการง่ายกว่าเดิมมาก ๆ

หรือกระทั่ง ถ้าเราเจอเมล์แปลก ๆ ที่เราไม่ได้ Subscribe แต่มันส่งมาเรื่อย ๆ หรืออันไหนที่เราไม่แน่ใจว่ามัน Unsubscribe อย่างไร เราสามารถสร้าง Filter เมล์แก๊งค์นั้นขึ้นมา แล้ว Action ปลายทาง เราเลือกให้ Delete Mail เลยก็ได้ สะใจดี เท่านี้ เวลาเมล์เข้ามา มันก็จะสามารถจัดการย้าย Mail ของเราไปในจุดที่เราต้องการแบบอัตโนมัติ โดยที่เราไม่ต้องมานั่งลาก ๆ เองให้เสียเวลาอีกต่อไป

สรุป

ด้วย 3 วิธีนี้ ทำให้เราสามารถ ล่นเวลาในการจัดการ Mail ของเราได้ดีกว่าเดิมเยอะมาก จากเดิมที่ในกล่องเรามีของหลายเรื่องเต็มไปหมด ต้องมานั่งไล่อ่านตอบตามเวลาไปเรื่อย ๆ มันแอบยาก เราก็แค่ไล่ไปทีละเรื่อง ๆ แล้วตอบ ๆ ไปเรื่อย ๆ มันทำให้เราสามารถทำงานได้เร็วกว่าเดิม และลดโอกาสความผิดพลาดได้เยอะมาก ๆ ก่อนจะไป เราแนะนำว่า ไม่ต้องมานั่งเปิดอีเมล์ทิ้งไว้ตลอดเวลาก็ได้ เพราะไม่งั้น เมล์เด้งมาที เราก็ต้องเปิดไปอ่านที มันทำให้เสียสมาธิการในการทำงาน ลดประสิทธิภาพการทำงานเราเข้าไปอีก เราอาจจะเช็ค เมล์เป็นเวลาเหมือนเราเข้าห้องน้ำเช่น เช้า กลาง วัน และเย็นไปจะดีกว่า