จัดการเรื่องแต่ละมื้อ แต่ละเดย์ด้วย Obsidian

Obsidian เป็นโปรแกรมสำหรับการจด Note ที่เรียกว่า สารพัดประโยชน์มาก ๆ เราสามารถเอามาทำอะไรได้เยอะมาก ๆ หนึ่งในสิ่งที่เราเอามาทำคือ นำมาใช้เป็นระบบสำหรับการจัดการ Todo List ในแต่ละวันของเรา ทำอะไรบ้าง วันนี้เราจะมาเล่าให้อ่านกันว่า เราจัดการะบบอย่างไร

การจด To-Do List ช่วยอะไรเรา

สำหรับคนที่ยังไม่เคยเริ่มจด Todo List เราอยากจะมาแนะนำก่อนว่า ทำไมเราถึงชอบจด Todo List แล้วมันช่วยอะไรเราได้บ้าง

วัน ๆ ของเรามันมีเรื่องเยอะมาก ๆ มีงาน และสิ่งที่ต้องทำเยอะมาก ทั้งสิ่งที่เป็นงาน งานไหนอีก และเรื่องส่วนตัวทั้งหลาย ปัญหามันเกิด 2 เรื่องใหญ่ ๆ คือ บางทีเราลืมว่าเราจะต้องทำอะไรบ้างแล้วนะ และถ้าเกิดว่าสิ่งที่ต้องทำมันเยอะเกินไป เราจะเลือกตัดหรือเลื่อนตัวไหนได้บ้างมั้ย เพื่อให้ส่งผลกระทบต่อตัวเรา และทีมที่ทำงานให้น้อยที่สุด

ประโยชน์แรกคือ มันเป็นเครื่องมือสำหรับจดบันทึกว่า วันนี้เราจะต้องทำอะไรบ้าง กันเราลืม เพราะพูดกันตรง ๆ ว่ายิ่งคนที่วัน ๆ งานเยอะอย่างเรา พอทำงานสักอย่างที่ต้องโฟกัสมาก ๆ แล้วเสร็จปุ๊บ เอ๊ะ ชั้นจะต้องทำอะไรต่อนะ แล้ววันนี้เหลืออะไรต้องทำบ้าง เออเหลือไม่เยอะมั้ง งั้นเรานั่งดู Youtube เล่นนั่นนี่ไปก่อนละกัน ปรากฏว่า ชิบหายนึกได้ว่า อ้าวเราต้องทำสิ่งนี้ด้วยนี่หว่า การจด Todo List มันเข้ามาช่วยตรงนี้ได้เป็นอย่างดี หรืออีกอันที่เราไม่เคยคิดมาก่อน แต่พอมาทำแล้วเออ จริงด้วยหวะ คือ มันทำให้เราเห็นแสงสว่างที่ปลายอุโมงของแต่ละวันได้จริง ๆ เราเห็น Day Progress จริงจังเลยว่า เราเหลือของที่ต้องทำอีกกี่อย่าง แล้วถ้าเราทำมันเสร็จหมดก่อนเวลานอน เราจะมี Reward ให้ตัวเอง อาจจะเป็นการเล่นเกม อ่านนิยาย หรืออะไรก็ว่ากันไป

และอีกประโยชน์คือ เราสามารถลำดับความสำคัญของงานที่เราต้องทำในแต่ละวันได้ พูดง่าย ๆ มันทำให้เราเห็น Big Picture ของวัน ๆ นั้นได้ทั้งหมด ดังนั้นเกิดเรื่องอะไรขึ้นเราจะพอเดาได้ละว่า โอเค วันนี้เราทำมันไม่ทันละ เราสามารถเลื่อนมันออกไปหน่อยได้มั้ย หรือ เราสามารถ Assign ให้คนอื่นทำได้มั้ย หรือโอเค มันอาจจะไม่ได้จำเป็น เราก็ Cancel มันเลยได้มั้ย

ตอนเราเรียนอยู่มีอาจารย์ท่านนึงสอนเราว่า เวลาของเรามันก็เหมือนกับปริมาตรของขวด และสิ่งที่เราต้องทำเปรียบเสมือนของที่เราจะใส่เข้าไปในขวด หากเราใส่ทรายที่เปรียบเสมือนงานที่สำคัญน้อยกว่าไปก่อนจนมันเต็ม แล้วพอเราใส่หินที่เปรียบเสมือนงานที่สำคัญมากเข้าไป มันก็จะใส่ไม่ได้ เพราะทรายมันเต็มขวดไปแล้ว แต่กลับกัน หากเราใส่หินเข้าไปก่อนค่อยเททรายเข้าไป ทรายก็จะสามารถแทรกตัวเข้าไปได้ ดังนั้นทุกคนมีเวลาใน 1 วันเท่ากัน เราควรที่จะต้องรู้จักจัดลำดับความสำคัญของงาน

เราว่าหลาย ๆ คนน่าจะเคยเห็นแผนภาพที่มี 4 ช่อง ประกอบด้วย งานที่ สำคัญและไม่สำคัญ กับอีกด้านเป็นงานที่เร่งด่วนคู่กับงานที่ไม่เร่งด่วน เราเรียกมันว่า Eisenhower Matrix สั้น ๆ ง่าย คือมันเป็น Framework สำหรับลำดับความสำคัญของงานแต่ละงานว่าเราควรจะจัดมันอย่างไร เจ้า Todo List นี่แหละ เป็นเครื่องมือที่ดีมาก ๆ สำหรับการ Visualise งานทั้ง 4 ประเภทนี้

และประโยชน์สุดท้าย เราได้เรียนรู้จากสมัยเรียน ป.โท คือเราสามารถใช้ Todo List กลับด้านได้ ปกติเราจด Todo List เพื่อมองไปในอนาคต จัดสรรเวลาในอนาคตให้คุ้มค่าที่สุด แต่กลับกัน เราสามารถใช้มันเป็นเลนส์มองมันกลับมาได้ด้วยว่า ใน 1 วันเราทำงานอะไรบ้าง เวลาเราไปทำงานจริง เราอาจจะต้องรายงาน HR ว่าเราสามารถทำตาม OKR หรือ KPI ที่กำหนดได้หรือไม่ วัน ๆ เราทำอะไรบ้าง ใช้เวลาเท่าไหร่

ดังนั้นใครที่มีปัญหา อุ๊ยลืมงานตลอดว่าวัน ๆ เราต้องทำอะไร หรือ ตกเย็นมา เอ๊ะวันนี้เราทำอะไรไปนะ เราอยากให้มาลองจด Todo List จริง ๆ มันช่วยเราได้เยอะมาก ๆ เลยนะ

Workflow การจด Todo List ของเรา

อย่างที่บอกว่า Todo List เป็นเครื่องมือที่จะทำให้เราจัดสรรเวลาในอนาคต หรือก็คือการวางแผนอนาคต ดังนั้นส่วนใหญ่การจด Todo List ของเราจะเริ่มเขียนในช่วงแรกของวัน เช่นช่วงเช้า ก่อนเริ่มทำงานในทุก ๆ วัน โดยเราจะเก็บข้อมูลไว้ในแต่ละงานว่า งานชิ้นไหนมันมี Deadline เมื่อไหร่ โดยเฉพาะงานที่เรามีการประเมินแล้วว่ามันจะต้องใช้เวลาทำยาวนานมาก ๆ เราจะมีการย่อยงานนั้นออกมา เราจะมีกฏอยู่ว่า งาน ๆ หนึ่งจะต้องใช้เวลาทำไม่เกิน 2 ชั่วโมง ดังนั้นงานไหนที่มันเกิน เราจะย่อยออกมา แล้วค่อย ๆ กำหนด Deadline ออกมาเรื่อย ๆ แล้วเอาข้อมูลตรงนั้นแหละ มาใช้ในการจัดการ Todo List ในแต่ละวันของเรา

เราได้เรียนรู้ตัวเองว่า เราเป็นมนุษย์ที่ดีดได้อยู่พักเดียว หลังจากนั้นแบตหมดปุ๊บคือเข้า Autopilot เลย ดังนั้น เราจะต้องมีการจัดลำดับการทำงานด้วยว่า งานใดจะต้องทำก่อนหลัง งานที่เราต้องใช้พลังกับมันเยอะ อย่างการคิดไอเดีย และการติดต่อคนอื่น เราจะพยายามให้มันเป็นอันดับต้น ๆ แต่กลับกันงานอย่างการเขียน Code กับงานตรวจนั่นนี่ เราก็จะพยายามใส่มันไว้ท้าย ๆ เวลาเราง่วง ๆ เราก็ยัง Autopilot มันได้อยู่

และเมื่อจบวัน เราก็จะมีการทำ Retrospective ว่า โอเค วันนี้ที่เรา Estimate เวลา หรือพลังงานที่เราใช้ มันใช้อย่างที่เราประเมินจริงมั้ย เพื่อเป็นข้อมูลสำหรับวันต่อ ๆ ไปว่า เราควรจะต้องมีการปรับเวลาในการทำงานอย่างไร เช่น งาน A เรา Estimate ว่ามันน่าจะใช้ 1 ชั่วโมงก็เสร็จ แต่กลายเป็น 3 ชั่วโมงนั่นแปลว่า เราจะต้องซอยย่อยงานจาก 1 Slot เป็น 2 Slot

พอเราจะออกแบบ Workflow สำหรับการจด Todo List ใน Obsidian เราก็จะเอา Workflow ที่เราใช้ และ Requirement ที่มีเพิ่มเติม มาเป็นโจทย์ในการออกแบบ เราอยากจะบอกว่าพยายามอย่าลอกสิ่งที่เราทำทั้งหมด พยายามเอาวิธีการของเราไปปรับให้เข้ากับ Workflow ของเราจะดีกว่า

Design สำหรับจัดการ Todo List

หากเราพยายามไปลองหาเรื่องพวก Personal Knowledge Management (PKM) บนโลกเราจะมีหลากหลายระบบที่เขาคิดออกมาเยอะมาก แต่ระบบที่เราหยิบมาใช้คือระบบที่ชื่อว่า Zettelkasten แต่เราไม่ได้เอา Zettelkasten มาใช้เป๊ะ ๆ ทั้งหมด เรามีการดัดแปลงเพื่อให้เข้ากับการทำงานของเรา

ซึ่ง Note ในระบบที่เกี่ยวข้องกับบทความนี้คือ Fleeting Note มันเป็น Note ที่เก็บอะไรที่มันล่องลอย หรืออะไรบางอย่างที่มันคิดผ่านมาเร็ว ๆ ไม่งั้นมันจะบินหายไป เราว่ามันเหมือน Post-it บนโต๊ะทำงานเรา ที่ถ้าเออ เราคิดอะไรออกเราก็จะเอาออกมาเขียนแล้วแปะไว้ มันเป็นส่วนที่เราคิดว่า แมร่ง โคตร สำคัญมาก ๆ เพราะมันเป็นต้นน้ำของอะไรหลาย ๆ อย่าง มันเป็นส่วนที่ Capture Information เข้าสู่ระบบก่อนจะถูก Organise ในขั้นตอนต่อ ๆ ไป

# <% tp.date.now("YYYY-MM-DD")%>
[[Fleeting Notes MOC|Fleeting Note]]

## Todos

## Daily Journals

### 🌞 I'm grateful for...
-
-
-
### 🌞 What would make today great?
-
-
-
### 🌞 I am... (Self-Affirmations)
-
-
-
---
### 🌙 3 Amazing things that happened today
-
-
-
### 🌙 How could I have made today even better?
-
-
-
## Daily Notes

พอมันเป็น Something Random เราเลยเลือกเก็บมันเป็นวันละกัน โดยด้านบนคือ Template ของ Fleeting Note ที่เราใช้ในแต่ละวัน มันจะถูกแบ่งออกเป็น 3 ส่วนใหญ่ ๆ ด้วยกันคือ Todos สำหรับใส่พวก Todo List ในแต่ละวัน, Daily Journal สำหรับเป็น Self-Reflection Journal ของเรา ไว้เรามาเล่าประโยชน์ของมันอีกที บอกเลยว่ามันทำให้เรามองเห็นความสุขใน Bad Day ได้ดีมาก ๆ และสุดท้ายคือ Daily Notes เป็นที่ไว้เขียนอะไรก็ได้ เราจะเน้นเขียนเป็น Bullet Point เล่าเหตุการณ์ต่าง ๆ ในวันนั้น ไม่ว่าจะเป็นเรื่องร้ายหรือดี เพื่อเอามาเขียนเป็นเรื่องราวใน Daily Journal นั่นเอง

โดยถ้าเราไม่ได้ใช้ Plugin อะไรเลย เราสามารถทำ Template นี้เอาไว้ใน Obsidian แต่ละวันเราก็แค่ Apply Template นี้ลงไปในไฟล์ใหม่ก็จบ แต่เราอยากทำให้มันอัตโนมัติกว่านั้น ด้วยการใช้ Plugin อย่าง Daily Notes ที่มีมากับ Obsidian อยู่แล้ว และ 3rd Party Plugin อย่าง Templater และ Calendar

- [ ] #todo/work/arnondora #thumbnailing ทำภาพสำหรับ [[จัดการงานในแต่ละวันด้วย Obsidian]]⏫ 📅 2024-11-01 

สำหรับการจด Todo เราอาจจะเริ่มตั้งแต่ การใช้ Todo ง่าย ๆ เขียนลงไปเลยว่า มันคือการทำอะไรบ้างแค่นั้น แต่สำหรับเราต้องการเก็บรายละเอียดมากกว่านั้น คือ Todo นี้ของงานไหน, งานนี้มันทำอะไรบ้าง และงานนี้กำหนดส่งเมื่อไหร่ แต่ดีที่ว่า Obsidian เราสามารถใส่รายละเอียดพวกนี้เข้าไปได้ ผ่าน Emoji ง่าย ๆ จากตัวอย่างด้านบน เราจะเขียนก่อนว่า งานนี้เป็นงานอะไร และงานนี้มันคืองานประเภทไหน แล้วค่อยบอกว่าทำอะไร สำคัญขนาดไหน แล้วสุดท้ายคือ งานนี้กำหนดส่งเมื่อไหร่ เราจะคง Pattern นี้ไว้กับทุก ๆ Todo เลยนะ

โดยที่งานอะไร และประเภทของงาน เราจะใช้ลักษณะของ Tag เข้ามาช่วยในการ Organise จะสังเกตว่า เราใช้ Subtag เข้ามาช่วยด้วย เพื่อการจัดการที่ง่ายขึ้น เราแนะนำ Plugin ที่ชื่อว่า Tag Wrangler มันทำให้เราสามารถแสดง Tag เป็น Tree ลงมา และสามารถ Rename Tag ได้อีก ทำให้เราไม่จำเป็นต้องไปนั่งไล่แก้ทุกไฟล์ มันจะเป้นเรื่องที่น่าปวดหัวมาก ๆ โดยเฉพาะเมื่อ เรามี Note จำนวนเยอะมาก ๆ

งานอะไร เราจะแยกส่วนแรกก่อนว่า มันเป็น งาน หรือเรื่องส่วนตัว แล้วค่อยย่อยลงไปว่า งานที่ว่า มันคืองานของที่ไหน และส่วนประเภทของงาน เราจะใช้การบอกลักษณะงาน เช่น Research คืองานที่เราจะต้องหาข้อมูล, Communicate คืองานที่เราจะต้องติดต่อสื่อสารกับคนอื่น, Meeting คือการประชุม โดยมันจะมี Link เข้าไปที่ Minute of Meeting ที่เราจดแยกไว้อีกไฟล์เสมอ และอื่น ๆ อีกมากมาย ส่วนนี้เราสามารถนำไปตั้งตามการใช้งานของเราได้เลย

สาเหตุที่เราจะต้องเอาระบบ Tag เข้ามาช่วย เพื่อที่อนาคต เราจะสามารถ Tracking ได้ ผ่านการใช้ Plugin อย่าง Dataview มา Query ได้ง่าย ๆ เลย เช่น เราอยากรู้ว่า มีวันไหนบ้างนะ ที่เราทำงานประเภทนี้ หรือวัน ๆ นึงเราทำงานของที่นี่คิดเป็นกี่ Slot เป็นต้น ทำมาเพื่อการ Reflect Work Performance โดยเฉพาะเลยละ

Inbox Task

## 📥 Inbox Tasks

```dataview
Task
From "Personal/Fleeting Notes"
Where !due And !parent and !start and !topic and !completed
```

มันจะมี Todo บางอย่างที่ มันไม่ได้มีกำหนดเวลาชัดเจนอะไร มันแค่เป็น Random Todo ที่หลุด ๆ เข้ามาเท่านั้น หรือเราพึ่งได้รับมันมาแต่ยังไม่ได้มานั่งหาว่า มันควรจะมี Due เมื่อไหร่ หรือรายละเอียดยังไง มันคือ Fleeting Note ของฝั่ง Todo เราจะเรียก Todo พวกนี้ว่า Inbox Todos

ในการเขียน Inbox Todo เราจะตั้งกฏว่า หาก Todo ไหน เราไม่ได้กำหนด Due Date เราจะให้มันเป็น Inbox Todo ไป และเราทำหน้าสำหรับรวม Inbox Todo ไว้ด้วย ทำได้ไม่ยากโดยการ Query Todo ที่ไม่มี Due Date และต้องเป็นงานที่ยังไม่เสร็จด้วย ก็จะได้เป็น Query ด้านบนเลย

เวลาเราทำงานส่วนใหญ่ก็คือ เราจะมีช่วงมานั่งเคลียร์แล้วใส่ Due Date ให้มันว่า เราจะต้องให้มันเสร็จวันไหน จากนั้นเราก็แค่เขียน Query ให้มันแสดง Todo ในแต่ละวันออกมา งานที่เราใส่ Due เข้าไปมันก็จะแสดงผลขึ้นมาให้ง่าย ๆ เลย

Log Book

# ✅ Logbook

```dataview
Task
From "Personal/Fleeting Notes"
Where completed
SORT completion desc
```

อย่างที่เราบอกว่า เราอยากรู้ว่า วัน ๆ เราทำอะไรเสร็จไปแล้วบ้าง เราก็จะมีอีกหน้าสำหรับรวบรวมงานที่เราทำเสร็จแล้วออกมาเป็นหน้าของ Log Book โดยเราจะใช้ Plugin Dataview แล้วเขียน Query สำหรับเรียก Task ที่มีการติ๊กว่าเสร็จแล้วขึ้นมา เรียงตามวัน ไล่จากล่าสุดลงไปเรื่อย ๆ เราก็จะได้ Log Book สำหรับดูการทำงานย้อนหลังของเราแล้ว

หรือถ้าเราอยากดูในระดับ Tag ต่าง ๆ ไม่ว่าจะเป็นลักษณะของงาน หรือ งานที่ไหน เราก็สามารถใช้ระบบ Search ที่อยู่ภายใน Obsidian เอาก็ได้ และยังสามารถใส่พวกเงื่อนไขต่าง ๆ ได้อีก เช่น เราอยากรู้ว่างานที่เราทำกับเพจเราที่เป็นการ Research ข้อมูลมีอะไรบ้างนะ เราก็สามารถใช้ระบบ Search นี่แหละในการค้นหาได้

สรุป

ทั้งหมดนี้เป็นระบบที่เราใช้งานสำหรับการทำ Todo List เอง เป็นระบบที่เราออกแบบมาง่าย ๆ คิดง่าย ๆ อาจจะไม่มี Script สำหรับการ Automate หรือ Query ประหลาด ๆ มากมาย แต่มันกลับเข้ากับการทำงานในชีวิตประจำวันของเรา เรื่องนึงที่เราได้เรียนรู้จากการใช้ Obsidian คือ เราไม่จำเป็นต้อง Fitting System ของเราเข้ากับ Obsidian แต่เราสามารถออกแบบ Obsidian ให้ Fitting กับการทำงานของเราได้ ดังนั้น ระบบที่เราเอามาเล่าวันนี้อาจจะไม่เข้ากับคุณ 100% คุณก็แค่เอามันไปปรับให้เข้ากับการทำงานของตัวเองเท่านั้น อย่าลอกเราไปทั้งหมดเลย มันจะใช้ไปลำบากไปเอาเด้อ