Productive Series: ทำไมเราชอบใช้กระดาษจดงานมากกว่า iPad ?
สวัสดีทุกคน ก่อนหน้านี้เราแชร์เหตุผลว่าทำไมเราชอบใช้กระดาษในการจดงานมากกว่า iPad ลงไปในเฟสเรา มีหลายคนอยากให้เราเอามาเล่าใน Blog ของเราเอง นี่เลยเอามาเขียน กับใน Blog เราจะมาทำเป็น Series ยาวเลยละกันเป็น Productive Series ที่จะมาแชร์ว่าเรามีการจัดการงานต่าง ๆ อย่างไรบ้าง มาเริ่ม !
มีหลาย ๆ คนที่รู้จักเราเห็นว่า เวลาเราทำงาน เรามักจะใช้กระดาษจดเกือบทั้งหมดเลย ทั้ง ๆ ที่ iPad ก็อยู่แถว ๆ นั้น หรือที่เห็นเราจดลงกระดาษก็อาจจะถามว่า แล้วทำไมเราไม่จดลงสมุดให้มันจบ ๆ ละ จะได้ไม่หายไปไหน วันนี้เราจะมาแชร์วิธีการจดงาน และ การจัดการเอกสารของเรากัน เผื่อใครจะเอาไปใช้ได้
ทำไมเราถึงชอบใช้กระดาษมากกว่า iPad ?
คำถามนี้จริง ๆ มีหลายเหตุผลอยู่แหละ แต่สิ่งนึงที่กระดาษได้เปรียบมากกว่า iPad กับ Tablet ไหน ๆ บนโลกคือ การแสดงผล เวลาเราจะดูเอกสารพร้อม ๆ กันมากกว่า 1 แผ่น ถ้าเป็น iPad เราก็ต้องเปิดสลับไปมา ซึ่งแน่นอนว่าปวดหัวแน่ ๆ หรือบอกว่าเออ iPad เราตัวใหญ่ แหม่ มันจะเปิดได้สักเท่าไหร่กันแหละ ถ้าเปิดเยอะ ๆ เขาก็มีตัวเล็กต้องเพ่งอีก ซึ่งเสียสายตาเข้าไปใหญ่ ไม่ดีเท่าไหร่
กลับกัน กระดาษ เราสามารถเอาออกมาวางบนโต๊ะได้เลย กี่แผ่น จะวางยังไงก็วางไปเลย ตราบใดที่ไม่ไปกินที่คนอื่นก็เอาเลย นั่นเป็นเหตุผลหลัก ๆ ที่ทำให้เราใช้กระดาษมากกว่า iPad ไปไกลเลย
นอกจากนั้น iPad บางที เวลาเราดูจอนาน ๆ มันแอบแสบตาสำหรับเราไปสักหน่อย อาจจะเพราะเป็นคนที่ต้องอยู่กับหน้าจอนาน ๆ ด้วย การใช้กระดาษช่วยเราลดปัญหาแสบตาไปได้เยอะ แต่แน่นอนแหละว่า เราก็ต้องมีแสงสว่างที่เพียงพอด้วยเช่นกัน
ทำไมไม่ใช้สมุดแทน ?
เวลาเราจดงานจริง ๆ เราไม่ได้จดแค่หน้าเดียว หรือแผ่นเดียว บางทีเราเขียน ๆ ไป มันก็หลายแผ่น แล้วทำไมเรายังเลือกใช้กระดาษอยู่ละ ถ้าเกิดมันหายไปก็แย่เลย จริง ๆ เหตุผลของเราสั้น ๆ ง่าย ๆ คือ เราถนัดซ้าย หลาย ๆ คนจะรู้ดีว่า สมุด ไม่เป็นมิตรกับคนที่ถนัดซ้ายเลย
เพราะเวลาเราเขียน ๆ ไป บางทีมันก็จะไปถูกับอีกหน้าบ้าง หรือที่ลำบากสุด ๆ คือ พวกสมุดที่สันมันเป็นโลหะอะ มันจะทำให้เราไม่สามารถเขียนจนสุดหน้าได้ เพราะมือติดสันอยู่นั่นเอง
อีกเหตุผลคือ บางทีเราจะมีเคสว่า เราต้องเอาผลการทดลองต่าง ๆ มาประกอบด้วย ถ้าเราใช้สมุด สิ่งที่เราต้องทำคือ ปริ้นจากคอมพิวเตอร์มา ตัด และ แปะ ลงไปที่สมุด นั่นทำให้เราต้องใช้ทั้ง กรรไกร และ กาว อีกซึ่งบางทีต้องยอมรับว่าเราก็ไม่ได้อยากพกของเยอะ ๆ
ถ้าเราใช้กระดาษเลย ก่อนที่จะปริ้น เราก็อาจจะจัดหน้าให้มันหน่อยว่าเราจะเอาไว้ตรงไหน และ เราจะเว้นที่ไว้เขียนตรงไหนบ้าง เราก็ทำให้เรียบร้อย และ ปริ้นออกมา แล้วก็ใช้ได้เลย ไม่ต้องมานั่งหาอุปกรณ์ให้ยุ่งยากเลย
จัดการยังไง ไม่ให้หาย
ข้อเสียร้ายแรงของการใช้กระดาษ A4 ในการจดงานที่มันมีความยาวมากกว่า 1 แผ่น หรือต้องทำงานที่มันต้องต่อเนื่องมาก ๆ คือ มันอาจจะมีหน้าไหนหายไป หรือ ไปปนกับที่อื่นได้ ดังนั้น เราจะต้องมีการจัดการที่เป็นระบบ เพื่อป้องกันเหตุการณ์ที่อาจจะเกิดขึ้นได้
เราเริ่มจาก การใช้ท้ายกระดาษ โดยที่เราจะเขียนเหมือน Code ไว้ว่า มันคือเอกสารของงานไหน มันคืออะไร อะไรแบบนั้นเลย เพื่อบอกให้เรารู้ว่านี่คือเอกสารอะไร เราจดอะไรลงไป และ สุดท้ายที่เพิ่มคือ เลขหน้า ลงไปด้วย อันนี้สำคัญมาก ไม่งั้น เผื่อมีแผ่นหายไป เราจะรู้ได้ยากมาก โดยเฉพาะ แผ่นสุดท้ายหายไป หรือหายตั้งแต่หน้านึง ถึงหน้าสุดท้ายเลย
เพื่อจัดการกับปัญหาที่ว่า มันหายตั้งแต่หน้านึง ยาวไปถึงหน้าสุดท้ายคือ การใส่หน้าทั้งหมดลงไปด้วย ตอนที่เราเขียนจริง ๆ เราไม่รู้หรอกว่า เราจะเขียนกี่หน้า เลขพวกนี้เราจะเขียนเมื่อเราเขียนเอกสารนั้น ๆ เสร็จแล้ว เช่น เป็นเอกสารสำหรับประชุม หลังจากประชุม ก่อนจะเก็บเอกสารใส่กล่อง เราก็จะเขียนเลขหน้าทั้งหมด และเรียงหน้า แล้วค่อยเก็บ
บางที ถ้าเราใส่ ๆ ยัด ๆ ไป เรื่อย ๆ สุดท้ายมันจะ งง เข้าไปอีก เช่น วันนึง เราประชุม แล้วเรากลับมาเขียน Note อะไรลงไปอีก ไปเรื่อยเลย สุดท้าย เวลาเราอยากได้เอกสารที่เราจดประชุมไว้ เราก็ต้องมาไล่หาทั้งหมดเลย ซึ่งมันใช้เวลานานมาก ทำให้เราใช้อุปกรณ์ตัวนึงคือ Post-it แผ่นเล็ก ๆ เขียนหมวดหมู่ของเอกสารไว้ แล้วเราก็จะเอาไปแปะไว้ที่แผ่นแรกของหมวดหมู่นั้น ๆ
โดยที่ เราไม่ควรจะเขียนแค่หมวดหมูลงไป เช่น Meeting ฮ้วน ๆ เพราะ ถ้าเรามีหลายงาน แล้วทุกงานมี Meeting เหมือนกัน ถามว่า แล้วนี่คือ Meeting ของงานไหนละ เราก็ต้องมาไล่อ่านอีก ซึ่งเสียเวลา ทำให้เวลาเราเขียน เราจะเขียนชื่องาน แล้วค่อยตามด้วย ชื่อหมวดหมู่
เพื่อให้ง่ายขึ้นไปอีก เราจะแทนแต่ละงานด้วยสีไปเลย เช่นงาน A ทุกหมวด เราจะใช้สีเหลือง และงาน B ทุกหมวดหมู่ เราจะใช้สีฟ้า เพื่อให้เวลาเราไล่หาเอกสารไปเรื่อย ๆ เราจะได้ข้ามสีที่ไม่ใช่ไปเลย จะได้เร็วขึ้นอีก
แล้วเวลาเอาออกไปทำงานข้างนอกละ ?
อันความกระดาษ ทำงานในบ้าน ไม่น่ามีปัญหาอะไร ถ้าเรามีที่เก็บอันมีความเรียบร้อยดี แต่เมื่อเราต้องออกไปทำงานนอกบ้าน หรือออกไปประชุมนี่แหละ มันจะต้องมีการแยกเอกสารออกจากกันแล้ว ถามว่าเราทำยังไง
ปกติ ในกระเป๋าของเรา จะมีแฟ้มเอกสาร ซึ่งมันก็เป็นแฟ้มกระดุมธรรมดานี่แหละ ไม่ได้ใช้อะไรพิศดาร หรือแพงอะไรเลย
แต่ความที่แฟ้มแบบนี้มันไม่มีช่อง สำหรับแยกเอกสารเลย ทำให้เราต้องมีวิธีการแยกของเราเอง (หรืออาจะซื้ออันที่มันมีหลายช่อง แต่ราคามันก็บวกขึ้นไปอีก) ก็คือ เราก็ทำ Post-it เหมือนตอนที่เราเก็บนั่นแหละ มาไว้ในแฟ้มแทน เพื่อความง่ายในการเข้าใจ เราก็ใช้สีเดียวกัน ใช้ข้อความเดียวกันไปเลย แล้วแปะลงไปที่หน้าแรกเหมือนกัน
ถามว่า ถ้าเราไม่แปะ เราบอกเลยว่า เวลาเราหาที เราต้องทำตัวเป็นคนจีนเลย คือ "รื้ออออ" หรือไม่ก็ เท เอกสารออกจากแฟ้มทั้งหมดออกมาเพื่อหา นั่นแหละ หายนะ ของจริงละ เพราะ มันทำให้เอกสารที่เรานั่งจัดมันออกมาเป็นเรื่อง ๆ ชุด ๆ มันก็เละไปหมด ในกรณีที่ร้ายแรงที่สุด มันอาจจะหายไปเลยก็ได้ แบบกลับบ้านมา แล้วจะเอาเก็บ อ้าวชิบหาย หายไปไหนฟร๊ะ ซวยเลยนะ
มีแผนสำรองเสมอ
ถึงแม้ว่า เราจะจัดการกับเอกสารได้ดีแค่ไหน แต่สุดท้าย A4 มันก็คือ A4 วันยันค่ำ มีโอกาสหายได้อยู่แล้ว ทำให้เราต้องมีแผนสำรองเพิ่มขึ้นอีก ในกรณีที่มันจะหายไป โดยที่ทุกเอกสารที่เราจด จะต้อง Scan เป็น Digital ทุกอาทิตย์
ก็คือ ทุกอาทิตย์ เราจะเอาเอกสารที่เราเขียนเพิ่มในอาทิตย์นั้น ๆ มา Scan เข้าคอมพิวเตอร์ แล้ว Upload ขึ้น Cloud เพื่อให้มั่นใจว่า เอกสารของเราไม่หายไปไหน หรือเสียหายแน่ ๆ
ตัวอย่างที่เราเจอมากับตัวเลยคือ มีคนหยิบเอกสารที่เราเอามาดูเทียบอะไรพวกนั้นไป นึกว่าเป็นกระดาษทดมั่ง หยิบไปเลยจ๊ะแม่ คือ โชคดีมาก ที่เรามีที่ Scan ไว้แล้วเลยไม่ได้หายไปไหน
ในการ Scan เราก็ไม่ได้ใช้ Application ที่ยากอะไร เราก็ใช้ Scan ใน macOS ปกติ แต่สิ่งที่ไม่ปกติกว่าคนทั่ว ๆ ไปคือ เรามีการ Sign เอกสารด้วย Digital Signature ด้วย เราเคยเขียนเรื่องนี้ไว้แล้ว อ่านได้ ที่นี่
ถามว่า ทำไมเราต้องทำแบบนี้ นั่นเป็นเพราะ การ Sign เอกสารแบบนี้ มันทำให้เรามั่นใจว่า เราเป็นเจ้าของเอกสารจริง ๆ และ เอกสารตัวนี้มีเนื้อความเหมือนตอนที่เรา Sign ไม่ได้ถูกปรับเปลี่ยนแน่นอน เคสนี้ เราเผื่อว่า เวลาเราทำงานวิจัย แล้วเกิดเราตีพิมพ์ หรือเหตุการณ์อะไรที่เราต้องเคลมว่า นี่คือ ของเราจริง ๆ การ Sign เอกสารแบบนี้ ก็เป็นการยืนยันได้ในระดับนึงเลยว่า นี่เป็นของเราจริง ๆ
เมื่อจบงาน...
หลังจากจบงาน เราไม่อยากจะเอาเอกสารของเราไว้บนชั้น ที่เราเก็บเอกสารที่กำลังทำงานหรอก สุดท้ายมันก็จะพูน ๆ ขึ้นเรื่อย ๆ ตามงานที่เราปิดจบไป มันจะมากวนงานที่เราทำอยู่ ดังนั้น วิธีที่ง่ายที่สุดคือ เก็บแยกนั่นเอง
ก่อนที่เราจะเก็บ เราจะมานั่งเช็คเลยว่า มันมีเอกสารไหนบ้าง ที่เรายังไม่ได้ Scan เข้าเครื่องไป หลังจากนั้น เราก็จะเอาทั้งหมดนั่นแหละ ไปที่ร้านถ่ายเอกสาร ไปเข้าเล่มให้เรียบร้อยแล้วค่อยเก็บ มันจะได้เป็นเรื่อง ๆ ไป
ถามว่า ทำไมเราต้องเก็บเอาไว้ละ งานเสร็จแล้วก็ทิ้งไปสิ เปลืองที่ เออ จริง ๆ บ้านเราก็ไม่ได้ใหญ่มากขนาดที่จะเก็บงานทั้งชีวิตเราหรอก แต่เราก็นะ ที่เราต้องเก็บ เพราะสิ่งที่เราเขียนลงไปในกระดาษมันอาจจะเป็นไอเดีย หรือ อะไรบางอย่างที่อนาคต เรานึกถึงมัน อาจจะเอามาใช้ในงานที่กำลังทำอยู่ได้ เราก็จะกลับมาเปิดดูได้ว่า ตอนนั้นเราคิดอะไรอยู่ เราทำมันยังไง มันออกมาเป็นยังไง
ถ้าเรากลับไปที่แค่ที่ตัวงานนั้น ๆ มันก็ทำให้เราเห็นแค่ เราทำอะไรลงไป มันคือปลายทาง แต่บางที่ ระหว่างทางมันก็สำคัญว่า ตอนนั้นก่อนที่มันจะเป็นปลายทางที่เราเห็น มันผ่านอะไรมาบ้าง มันอาจจะเป็น Solution ของปัญหาที่เรากำลังแก้ตอนนี้ก็ได้ นั่นแหละ เลยทำให้เราอยากที่จะเก็บ Note ของตัวเองไว้
และเรื่องที่หลาย ๆ คนอาจจะคิดถึงว่า เราใช้กระดาษเยอะขนาดนี้ ใช้เสร็จ ไม่เอาแล้วแน่ ๆ เราจะเอาไปไหน กระดาษทั้งหมดที่เราไม่ใช้แล้ว เราก็จะเอาไปขายเพื่อนำไป Recycle ต่อไปแหละ
iPad ไม่ใช่ผู้ร้าย มันแค่คนที่ไม่ใช่
จากที่เราเขียนมาทั้งหมด จุดเริ่มต้นเราให้เหตุผลว่า ทำไมเราไม่ใช้ iPad แต่เรากลับไปใช้กระดาษแทน เราอยากจะบอกว่า จริง ๆ เราไม่ได้บอกว่า iPad มันไม่ดี แต่ที่เราไม่ใช้ เพราะมันไม่เข้ากับการทำงานของเราต่างหาก ในงานอื่น ๆ ที่เราทำ ตอนนี้เราน่าจะใช้ iPad เป็นเครื่องหลักในการทำงานแล้วด้วยซ้ำ แค่เรื่องของการจดงาน เราก็ยังใช้กระดาษอยู่เท่านั้น ส่วนพวก Technique ที่เราเอามาแชร์ในวันนี้ก็เป็นเพียงส่วนนึงในการจัดการเอกสาร และ งานของเราเท่านั้น ใน Productive Series ตอนต่อ ๆ ไป เราจะค่อย ๆ เราวิธีการจัดการของเรามาแชร์กัน
เราอยากจะบอกว่า เราไม่บอกนะว่า วิธีของเรามันคือวิธีที่ดีที่สุด ต่างคน ต่างงานก็อาจจะมีวิธีที่เหมาะสมกับตัวเอง ที่เราเขียน ก็เป็นเพียง Experience ที่เราใช้แล้วได้ผล ทุกคนอ่านแล้วก็อาจจะเอาไปปรับให้เข้ากับตัวเอง และ วิธีการทำงานของเราจะดีมาก