แค่จัด Inbox ให้เรียบร้อย ความสบายที่เราเลือกได้ ✉️

ผมเองเป็นคนที่ใช้อีเมล์เยอะมาก วันนึงมีอีเมล์เข้ามาไม่ต่ำกว่า 20-30 ฉบับ และใช้เวลาไม่ต่ำกว่า 1-2 ชั่วโมงต่อวัน ในการอ่านและตอบอีเมล์จำนวนมากมาย ไม่นับบางช่วงที่จะมีอีเมล์เข้ามามากกว่าปกติอีก ราว ๆ 50-60 ฉบับต่อวันกันเลยทีเดียว ซึ่งแน่นอนว่าผมเองก็ไม่ได้มีอีเมล์ที่ใช้อยู่แค่เมล์เดียวอีก (ตอนนี้ใช้อยู่ 8 อีเมล์ ที่เป็น @ ต่าง ๆ มากมาย ตามหน้าที่การเรียนและงาน)

จากสิ่งทั้งหลายเหล่านี้ ทำให้อีเมล์ของผมมันกระจัดกระจายกองมั่วกันไปหมด ก็ส่งผลต่อไปอีก ทำให้ผมไม่สามารถที่จะ Focus เรื่องใดเรื่องหนึ่งเป็นเวลานาน ๆ ได้ ต้องสลับหัว ตอบอีเมล์ไปมาระหว่างเรื่องโน้นเรื่องนี้ไปเรื่อย ก็สร้างความน่าปวดหัวได้มากเหมือนกัน ดังนั้นวันนี้ผมจะมาแชร์วิธีการจัดการ Inbox ง่าย ๆ ที่ทำให้ชีวิตเราสบายมากขึ้นกัน

หัดใช้ Email Client

เมื่อก่อนผมเองก็เป็นคนนึงนี่แหละที่ใช้ Web Mail อยู่ ซึ่งแน่นอนว่า ถ้าเรามีหลายเมล์ เราก็ต้องเข้าหลายเว็บมากขึ้นเรื่อย ๆ ในการดูเมล์แต่ละเมล์ แถม Web Mail ส่วนใหญ่ก็ไม่ได้มี Push Notification ในการเช็คอีเมล์เราตลอดเวลาอีกด้วย ทำให้ Email Client ก็เข้ามาช่วยเราในเรื่องของการรวบรวมอีเมล์แต่ละฉบับในแต่ละเมล์ให้มันอยู่ในที่เดียวกัน ทำให้สามารถค้นหาได้ง่ายขึ้น ไม่ต้องไล่เปิดที่ละเมล์เพื่อให้ ก็แค่ Search ผ่าน Mail Client ได้เลย นอกจากนั้นยังช่วยในเรื่องของการแจ้งเตือนเมื่อมีอีเมล์ใหม่อีกด้วย

ซึ่ง Email Client ก็มีหลายเจ้าที่นิยมกัน เช่น Mozilla Thunderbird สำหรับสาย Cross-Platform หน่อยน่าจะชอบใช้ เพราะมันใช้งานได้ทั้งใน macOS, Linux และ Windows นั่นเอง หรือบางคนที่จะใช้ตัวที่มากับ OS เลยก็มี เช่นผมเป็นต้นที่จะใช้ Mail Client ที่มากับ macOS เลยทั้งใน Laptop และ Tablet ส่วนในโทรศัพท์ก็ใช้ App Gmail เอาที่มันสามารถเพิ่มเมล์ของเจ้าไหนก็ได้ลงไป

ใช้ Tag หรือ Folder

ปกติเวลาเราส่งเมล์กันเราก็จะมีหัวเรื่องอยู่แล้วว่าเมล์นี้มันคือเรื่องอะไร เช่นเรารับ Project A มา เวลาเราอ่าน ๆ ไปเราก็จะรู้ว่ามันคือเรื่องของ Project A และพอเราเลื่อนขึ้นไปอ่านฉบับต่อไปที่ยังไม่ได้อ่าน เอ้ามันกลายเป็นเรื่องของอีกงานนึง แล้วพอไปอีกฉบับก็กลับมาเป็นเรื่องของ Project A อีก เจอแบบนี้บ่อย ๆ มันก็ปวดหัวอยู่เหมือนกัน

เพราะฉะนั้นการใช้ Tag หรือ Folder ก็จะช่วยเราได้มากในการจัดระเบียบ Mailbox ของเรา ยกตัวอย่างที่ผมใช้ละกันคือ ผมจะแบ่ง Tag เป็นงาน ๆ ไป เช่นทำ Project A ผมก็จะสร้าง Tag ที่ชื่อว่า Project A ขึ้นมา งานอื่น ๆ ก็ทำตามนี้เลย

via GIPHY

ผลที่ได้คือ มันก็จะทำให้เราสามารถ Focus ทีละเรื่องได้ดีขึ้นเวลาเราไล่อ่านเมล์ โดยเฉพาะเวลามันกรูกันเข้ามาเหมือนจดหมายเชิญเข้าเรียนที่ Hogwarts ของคุณ Harry James Potter

ใช้ Filter

ถ้าใครใช้แค่ Tag หรือ Folder ตามปกติแล้ว น่าจะเกิดความ รำ!! มากเวลาเมล์มันเข้ามาแล้วเราต้องมานั่งเลือกเองว่าจะให้มันอยู่ใน Tag ไหน Folder ไหน

โอ้จอร์จ ซาร่ามีนวัตกรรมมานำเสนอนั่นคือ Filter มันจะช่วยเราในการโยนเมล์ที่เราได้รับไปไว้ใน Tag หรือ Folder ต่าง ๆ ที่เรากำหนดไว้ เราอาจจะกำหนดผ่านหัวเรื่อง หรือชื่อผู้ส่งก็ได้อยู่ที่เราเลย ซึ่งผมเองก็ใช้เยอะมากเหมือนกัน

ซึ่งมันสามารถเซ็ตได้ทั้งใน Web Mail เองหรือจะทำใน Mail Client ก็ได้ เช่นผมจะทำทั้ง 2 ที่เลย เพราะเมื่อก่อนไม่ได้ใช้ Mail Client ใน macOS ฉะนั้นใน Web Mail มันก็ยังมี Rule เก่าอยู่ก็เอาตรง ๆ คือขี้เกียจย้ายมาก ก็เลยปล่อยทิ้งไว้ตรงนั้นแหละ ส่วน Rule ที่พึ่งตั้งใหม่ก็จะไว้ใน Mail Client ของ macOS ไป

ถ้าเป็นใน Gmail เราสามารถเข้าไปที่ Settings ของ Gmail แล้วเลือก Filters and Blocked Addresses แล้วกด Create a new filter ได้เลยโดยเราสามารถสร้าง Rule ได้เลยว่า ถ้าเมล์นี้มาจากคนนี้ มีหัวเรื่องแบบนั้นให้มันย้าย หรือติด Tag ไปใน Tag หรือ Mailbox ไหน สะดวกมาก ๆ

หรือถ้าใช้ Mail Client บน macOS เราก็สามารถทำได้เหมือนกัน โดยการที่เราเข้าไปใน Preference แล้วเลือก Tab ชื่อว่า Rules แล้วก็กด Add ก็จะเป็นหน้าต่างออกมาให้เราสร้าง Rule ได้เหมือนใน Gmail เลย

เวลามันทำงาน ถ้าเราเซ็ตไว้ทั้ง 2 ที่ ปกติแล้วมันควรจะ Apply Rule ที่เราตั้งไว้ใน Web Mail ก่อนแล้วค่อยมา Apple Rule ของใน Mail Client เรา อันนี้คือเท่าที่ใช้อยู่นะ มันจะเป็นแบบนั้น ทั้ง Gmail, Outlook และ Office 365 เลย

สรุป

แค่ 3 Tips ง่าย ๆ ที่จะทำให้ Mailbox ของเราสะอาดและอ่านง่ายขึ้น เริ่มจากการใช้ Mail Client ที่จะทำให้เราไม่ต้องไปตะเวนเปิด Web Mail เพื่อจะอ่านอีเมล์ของทีละอีเมล์ การใช้ Tag และ Folder ที่จะทำให้เราสามารถจัดหมวดหมู่ของอีเมล์ที่เข้ามาได้ ทำให้เราสามารถโฟกัสกับงานนั้น ๆ ได้ดีขึ้น และสุดท้ายคือการใช้ Filter ที่จะทำให้เราไม่ต้องมานั่งจัด ๆ ย้าย ๆ เมล์ลง Tag หรือ Folder เอง จะเห็นว่าจริง ๆ แล้วมันก็เป็นอะไรที่ทำได้ไม่ยากเลย แถททำให้เราลดเวลาในการอ่านและตอบอีเมล์ในแต่ละวันไปเยอะมาก ๆ เช่นผมเองก็น่าจะลดไปได้วันละเกือบชั่วโมงเลยละ แนะนำให้ลองไปทำดู สวัสดี ~